Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как пенсионеру перейти на электронную трудовую книжку: инструкция». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Вы удивитесь, но даже владея трудовой книжкой, доказать свое право на выплату страховой пенсии не так-то просто. Даже в том случае, если этот документ вы купили много лет назад, и в течение всей рабочей жизни бережно следили за его состоянием и обязательным внесением внутрь сведений, могут произойти различные заминки.
- Гражданин, интересующийся вопросом предоставления государственных выплат, должен начать с изучения закона «О государственном пенсионном обеспечении в РФ» от 15.12.2001 г. № 166-ФЗ. Это комплексный акт, где установлены общие правила материального обеспечения людей в определённых законодательством случаях.
- Назначение пенсии по старости или по выслуге лет регламентируется положениями закона № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в РФ» от 17.12.2001 г. В указанном акте закреплены правила назначения пособий, расчёта размеров пенсий, раскрыто понятие трудового стажа, урегулированы иные сопутствующие вопросы.
- Наиболее распространёнными видами обеспечения граждан по достижению определённого возраста являются страховые пенсии. Их размер и условия назначения регулируются законом № 400-ФЗ от 28.12.2013 г.
- Ведение книжек, их заполнение, хранение и учёт производятся на основании положений постановления № 225 от 16.04.2003 г. «О трудовых книжках». В нормативном акте установлено, как работодатель должен заводить указанные документы, вносить в них сведения и совершать иные законные операции.
- Также вопросы ведения трудовых книжек регулируются некоторыми положениями ТК РФ, например, статьёй 66, где дано общее определение этого документа.
- Существует ряд подзаконных актов, регламентирующих отдельные вопросы в рассматриваемой области. Например, письмо Роструда № 656-6-0 от 18.03.2008г., где установлены меры ответственности для нанимателей за несоблюдение правил хранения книжек.
Кто и в какие сроки должен перенести данные с бумажной трудовой книжки в электронную?
Для начала отметим, что понятие «электронная трудовая книжка» используется для удобства, а на самом деле никаких книжек не будет. В законе речь идет об уже существующем реестре, ведение которого регламентировано Законом «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование». Существующий реестр будет дополнен значительным объемом информации, а ПФУ должен обеспечить функционирование web-портала электронных услуг с учетом новых требований.
С переносом информации из бумажных трудовых книжек в реестр можно не торопиться: на это отведено пять лет. Заниматься этим будут в основном работодатели, однако при желании внести сведения может и сам сотрудник. На портале электронных услуг ПФУ уже работает новая услуга — подача сведений о трудовой деятельности. Воспользоваться этой услугой могут пользователи портала, авторизованные с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП).
Как восстановить трудовую книжку?
Восстановление регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (п.31-32) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (п.7.1-7.2). Согласно Правилам и Инструкции гражданин, утративший данный документ, имеет право сделать его дубликат с внесенными в него записями о трудовой деятельности. Для этого застрахованному лицу придется обращаться ко всем бывшим работодателям для получения нужных сведений.
Согласно вышеназванным правовым нормам при потере данного документа, необходимо незамедлительно уведомить об этом последнего работодателя посредством заявления о пропаже. Работодатель обязан в течение 15 дней выдать сотруднику дубликат, который содержит информацию об общем стаже, о наградах и поощрениях, а также выговорах. Для подтверждения стажа при оформлении дубликата нужно предоставить оригиналы:
- приказа о зачислении сотрудника в штат;
- трудового договора;
- лицевых счетов либо ведомостей по заработной плате;
- справки от ПФР СЗВ-К и другие документы, подтверждающие трудовую деятельность.
Если предприятие, на котором раньше работал гражданин, ликвидировано, то для получения необходимых сведений нужно обратиться к его правопреемнику либо в архив. Запрос в архив составляется в свободной форме и должен содержать ФИО заявителя, обозначенный период трудовой деятельности, цель запроса информации и контактные данные заявителя. Пример архивной справки можно скачать по ссылке.
В Пенсионном Фонде разъяснили, как оформить пенсию без трудовой книжки
При расчёте пенсионных выплат одним из самых важных аспектов является наличие трудового стажа, который со времён СССР фиксируется в трудовой книжке.
Что делать, если работодатель не внёс в указанный документ необходимые сведения о периоде работы или трудовая книжка потеряна, напоминает издание «Слово и Дело».
Сообщается, что если у претендента на выплаты от государства по достижении пенсионного возраста нет трудовой книжки, это означает, что он может рассчитывать только на социальную пенсию.
Заметим, что последняя ниже, чем пенсия тех, кто имеет официально подтверждённые данные о времени работы.
Социальная пенсия рассчитывается, исходя из значений базовой трудовой пенсии по возрасту, законодательно закреплённых на время обращения в отделение Пенсионного Фонда по месту жительства.
Тем же, кто работал, но не имеет трудовой книжки, нужно не отчаиваться, а набраться терпения, так как, в случае её отсутствия, для подтверждения трудового стажа можно предоставить следующие документы:
трудовой договор;
книгу колхозника;
выписку из официальных архивных документов;
справка из организации-работодателя;
ведомости о получении заработной платы.
Если трудовая книжка была, но утеряна, то это, тем более, не повод расстраиваться, уверяют в ПФ.
Если речь идет не о периоде работы, то сведения можно подтвердить:
- служба в армии – предоставляется военный билет, справка с места службы;
- уход за пожилыми и инвалидами – предоставляется справка о совместном проживании либо подтверждение самого нетрудоспособного (члена его семьи), а также акт, составленный работником ПФР на месте;
- уход за ребенком – свидетельство о рождении, данные от работодателя, что отпуск по уходу за ним был использован, справка о совместном проживании от жилищной организации;
- уход за ребенком-инвалидом – свидетельство о рождении ребенка, справка медико-социальной экспертизы;
- безработный статус с получением пособия – справка службы занятости и т.п.
Следует понимать, что уход за нетрудоспособными учитывается в стаже на основании персонифицированного учета, ведущегося пенсионным фондом (пост. Прав-ва №546 от 10/05/17 г.).
Однако если уход фактически имеет место, но нигде не зафиксирован, необходимо как можно скорее обратиться в ПФР и подтвердить его документально.
Инструмент для удалёнки
Главное преимущество, которое даёт электронная книжка, – возможность пользоваться ею дистанционно. Устраиваясь на новую работу, достаточно скачать выписку из ЭТК и послать работодателю. При увольнении можно не опасаться, что начальство задержит возврат трудовой из-за какого-то конфликта. А приступив к оформлению пенсии, не надо приносить свою многостраничную трудовую биографию в ПФР. Эти данные в фонде уже есть, и ему нет необходимости их проверять. Именно так с каждым годом будет поступать всё больше и больше работников. Но, для того чтобы сполна воспользоваться всеми этими удобствами, нужно будет сделать ещё один шаг – перевести в электронную форму все подробности о своей работе, которые содержит бумажная книжка. Сделать это позволит механизм ретроконверсии данных.
«В электронные трудовые книжки, которые были оформлены на основе информационных ресурсов ПФР, на первом этапе вошли только общие сведения о нашей работе до 2020 г. – названия организаций и годы работы в них. Ретроконверсия позволит добавить названия должностей и отметки об особых условиях работы, например, на Крайнем Севере, – рассказывает юрисконсульт управления персоналом Высшей школы экономики Вячеслав Филиппов. – А пока все эти сведения в ЭТК не перенесены, бумажные книжки надо хранить дома бережно. Я бы посоветовал на всякий случай сделать электронный скан их страниц».
Как восстановить трудовую книжку?
Восстановление регламентируется Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (п.31-32) и Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (п.7.1-7.2). Согласно Правилам и Инструкции гражданин, утративший данный документ, имеет право сделать его дубликат с внесенными в него записями о трудовой деятельности. Для этого застрахованному лицу придется обращаться ко всем бывшим работодателям для получения нужных сведений.
Согласно вышеназванным правовым нормам при потере данного документа, необходимо незамедлительно уведомить об этом последнего работодателя посредством заявления о пропаже. Работодатель обязан в течение 15 дней выдать сотруднику дубликат, который содержит информацию об общем стаже, о наградах и поощрениях, а также выговорах. Для подтверждения стажа при оформлении дубликата нужно предоставить оригиналы:
- приказа о зачислении сотрудника в штат;
- трудового договора;
- лицевых счетов либо ведомостей по заработной плате;
- справки от ПФР СЗВ-К и другие документы, подтверждающие трудовую деятельность.
Если предприятие, на котором раньше работал гражданин, ликвидировано, то для получения необходимых сведений нужно обратиться к его правопреемнику либо в архив. Запрос в архив составляется в свободной форме и должен содержать ФИО заявителя, обозначенный период трудовой деятельности, цель запроса информации и контактные данные заявителя. Пример архивной справки можно скачать по ссылке.
Как восстановить утерянную трудовую книжку через Пенсионный фонд
Если вина на утрате лежит на бывшем работнике организации – работодатель никому ничего не обязан. Вместе с тем, если у вас сохранились хорошие отношения с начальством, вам вполне могут помочь в вашем стремлении. Но еще раз повторимся, бывший работодатель не должен ничего делать в такой ситуации, заставить его через суд или еще какими-либо способами не получится. При потере трудовой книжки в первую очередь предстоит обратиться к последнему работодателю. Если организация, в которой вы ранее трудились, не ликвидирована – значит, вам необходимо посетить отдел кадров. Как мы уже говорили, сначала следует выяснить, кто виноват в появлении проблемы. Если виновником является компания или ведомство, восстанавливать документ должны именно они. В ситуации когда вам будут доказывать обратное, необходимо обратиться в суд (если вы сумеете доказать причастность работодателя – он уже никак не сможет снять с себя ответственность).
Обратите внимание => Конкретные налоговые льготы
С готовыми документами
Первое правильное действие – личное обращение в ПФ. Законом, правда, допускается возможность, что вас будет представлять лицо, которому вы доверили оформление своей пенсии. Понятно, что придется выдать ему доверенность.
Разрешается обращаться в ПФ за месяц до соответствующего возраста. То есть за месяц до дня вашего рождения. Женщины уходят в 55, а мужчины – в 60.
При первом обращении в ПФ нужно взять все перечисленные документы. В отделении придется написать заявление. Составляется оно по установленной форме. В заявлении не должно быть никаких ошибок, исправлений помарок.
Если вы меняли фамилию или имя, отчество, то нужно представить документы, подтверждающие изменения. Например, брачное свидетельство.
Если возникнут затруднения с записями в трудовой, то специалисты ПФ помогут вам их устранить. То есть ПФ сделает необходимые запросы для уточнения сведений, которые содержатся в ваших документах.
По желанию пенсия может перечисляться на лицевой счет. Для этого нужно представить в ПФ банковские реквизиты вашего счета.
Пенсия оформляется в семидневный срок. По его окончанию вас пригласят для получения удостоверения.
В соответствии с нормами ТК РФ, упомянутые ранее книжки являются основным документом, подтверждающим факт ведения трудовой деятельности гражданином и наличие у него необходимого стажа.
Между тем в настоящее время действует персонифицированный учет в ПФР. Благодаря этому указанная организация обладает намного более исчерпывающей информацией о каждом гражданине. Тем не менее, невзирая на потерю своей основной функции, рассматриваемый документ предъявлять при оформлении пенсии все же требуется. Причем важность его такова, что при его отсутствии лицо просто не сможет оформить себе пенсию.
Более того, в 90-м Федеральном законе, принятом в 2006 году, указывается, что трудовые книжки обязаны выдавать и ИП своим работникам, если для тех это место является основным.
Не была отменена и норма, действующая со времен СССР, согласно которой в трудовую записывают следующие данные, касающиеся:
- назначений на определенные должности;
- поощрений и наказаний;
- увольнений.
Услуги по восстановлении
Документ может стать непригодным по разным причинам. Трудовая имела возможность стать обгоревшей при пожаре, разорваться и прочее.
Тогда гражданин имеет право требовать предоставление ему дубликата. Организация должна предоставить гражданину после его заявления в течение 15 дней иную трудовую либо вкладыш с надписью «Дубликат» в верхнем правом углу 1-ой странички. Кадровик должен все записи, из старой книжки, восстановить, если им нужна расшифровка. Записи, которые нельзя прочитать, надо засвидетельствовать сведениями из документов.
Когда фирма, в которой гражданин трудоустроен, прекратила существование, он может запросить ее архив о возобновлении стажа.
Надо прийти в ПФ, где собираются данные о стаже работы по результатам перечисленных ими взносов.
При утере новой трудовой (1-3 месяца) гораздо легче сделать новую, чем ждать 2 недели, пока ее восстановят.
Гражданин имеет возможность через ПФ восстановить трудовую и без помощи других, но тогда ему придется затратить много времени.
Трудовую книжку потерял работодатель
Наниматель тоже может потерять трудовые своих работников. Тогда их надо восстанавливать и этим должен заниматься сам наниматель. Предприятие берет на себя обязательство в этом только тогда, когда гражданин был в штате во время утраты документов. Бывает, что утрата документа могла произойти по причинам, не зависящими от нанимателя. Это случиться может при пожаре, стихийных бедствиях, халатности работников, преступного злого замысла.
По закону надо создать особую комиссию, в составе:
- работодателя представители;
- власти исполнительной;
- профсоюзов;
- трудового коллектива.
Возобновление трудовой проходит на основании представленных гражданами документов о присутствие у них трудовых взаимоотношений и стажа.
В случае их нехватки, выборочно опрашивают свидетелей, их обязано быть двое. Составляет комиссия документ, где указываются все нужные данные. Заполняется дубликат на базе отмеченных в нем сведений.
Если наниматель признается, что элементарно допустил потерю трудовой он должен ответить в административном порядке. Это преступление есть в КоАП (5.27). За эту невнимательность ему угрожает штраф от 5 до пятидесяти зарплат минимальных. Когда это случается не в первый раз он будет на 3 года дисквалифицирован.
Как оформлять пенсию, если доказательство стажа утеряно
Будущих пенсионеров часто волнует вопрос, если нет трудовой книжки, как оформить пенсию.
Важно! Без доказательства, что гражданин отработал определенное количество лет, он не сможет оформить страховую пенсию.
При отсутствии записей о местах работы, сроках, гражданин автоматически причисляется к категории лиц, никогда не трудившихся на работодателя.
Таким людям полагается социальная пенсия. Такое пособие зависит от минимальной величины заработной платы. Для ее назначения в Пенсионный фонд России достаточно представить удостоверение личности, написать заявление с просьбой назначить пенсию.
Отвечая на вопрос, можно ли получить пенсию без информации о количестве отработанных лет, стоит отметить, что в данном случае оформляется лишь социальный вид государственного пособия. Страховой вид пособия возможен только с подтверждением стажа.
Подтверждение стажа для пенсии если в трудовой книжке нет записи
- Трудовой стаж – это время, когда лицо осуществляло трудовую функцию в соответствии с официально заключенным трудовым (или иным) договором.
- Следовательно, период, когда человек трудился, но это не было зафиксировано в каких-либо документах в соответствии с трудовым или гражданским законодательством, не входит в количественное понятие трудового стажа.
- Законодатель предусматривает следующее время, когда лицо не осуществляет трудовую деятельность, но оно засчитывается ему в стаж:
- периоды, когда гражданин состоял на учете в Центре занятости населения и получал пособие по безработице. Это время будет принято во внимание при последующем расчете пенсионных выплат;
- время, когда лицо проходило военную службу по призыву либо на основе договора;
- период времени, когда лицо находилось под стражей, в местах лишения свободы сверх оговоренного срока ввиду пересмотра дела. В этом случае законодатель считает, что гражданин имел бы возможность трудоустроиться, если бы не вышеуказанные обстоятельства;
- время, когда человек трудился, и на этом основании были произведены страховые отчисления работодателем (даже без заключенных трудового или иного договора);
- период прохождения курсов повышения квалификационных знаний;
- отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком, не достигшим возраста 3-х лет;
- время, когда лицо осуществляло уход по медицинским показаниями за ребенком-инвалидом либо иным лицом инвалидом 1 группы, находящимся с ним в родственной связи.
Трудовая книжка нам нужна не столько для того, чтобы показывать ее работодателям, сколько на перспективу, чтобы при оформлении пенсии доказать наличие трудового стажа, полученного до 2004 года.
Напомним, что в 2004 году в результате пенсионной реформы изменился порядок начисления пособий для граждан. Во время расчетов стали принимать во внимание не количество отработанных лет, а размер и период уплаты ЕСВ работодателями за своих работников — то есть страховой стаж. При этом стаж, полученный до 2004 года, также считается страховым.
То есть с 1 января 2004 года, с момента вступления в силу Закона Украины «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании», для назначения пенсии значение имеет исключительно страховой стаж. А до 1 января 2004 года учитывается весь трудовой стаж, подтвержденный соответствующими документами, основным из которых является трудовая книжка.
Авторы документа говорят о существенном плюсе нового закона, который предусматривает вариант назначения пенсии по возрасту без личного обращения. Это будет происходить в случае, когда застрахованный гражданин получил право на то, чтобы ему назначили пенсию при наступлении пенсионного возраста, а основанием для этого станут сведения, которые находятся в системе персонифицированного учета.
Если данные, касающиеся страхового стажа, в системе персонифицированного учета отсутствуют, территориальный орган ПФУ проинформирует человека о необходимости их подать. Более того: при автоматическом назначении пенсии система подскажет самые выгодные варианты, включая дату назначения.
Если документ отсутствует
Информация о стаже может быть подтверждена архивными справками, оригиналы трудовых договоров и другие документы.
Например, может использоваться справка о работе в компании в течение определённого периода, заверенная работодателем, образец которой можно найти в интернете.
Вырастет ли пенсия в 2021 году у работающих пенсионеров? Какова пенсия по уходу за ребенком-инвалидом? Узнайте здесь.
Также возможна ситуация, когда человек официально работал, платил налоги, но не заводил трудовую книжку.
В этом случае в ПФР представляются справки о перечислении средств в бюджет и внебюджетные фонды.
Если гражданин имеет достаточно стажа, то произойдёт оформление пенсии без трудовой книжки.