Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Гост восстановление утерянной документации». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
- справка Государственного пожарного надзора и акт о причинах возгорания;
- уведомление из следственных органов ОВД о возбуждении дела о краже;
- справка из управляющей компании или иной другой обслуживающей организации (ЖЭК, ТСЖ) о факте и причинах затопления;
- документы МЧС о наличии чрезвычайной ситуации;
- иные справки, в соответствии с форс-мажорными обстоятельствами.
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
Создаем комиссию по расследованию причин пропажи (порчи) документов
Такая комиссия создается приказом руководителя организации. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители полиции или следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Если должностные лица соответствующих государственных органов не будут привлечены к работе в комиссии, то впоследствии будет трудно документально подтвердить форс-мажорные обстоятельства, исключающие вину организации и ее должностных лиц. В состав комиссии необходимо включить специалистов, способных дать пояснения по сути возникшей ситуации.
Прежде всего организации нужно получить официальное подтверждение происшедшего. Например, документы уничтожены пожаром или украдены. Факт пожара подтверждается актом, составленным органами пожарного надзора, кража — справкой из полиции. Например, документы испорчены — затоплены. Если Вы добросовестный налогоплательщик — высушите архив документов и не выбрасывайте. А если прорвало канализацию? По закону — испорченные документы, даже если они не очень вкусно пахнут, уничтожать нельзя.
Расследование причин и оформление акта
При утрате первичных учетных документов руководитель организации обязан создать комиссию по расследованию причин их пропажи, гибели. При необходимости для участия в работе комиссии могут быть приглашены представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР 29.07.1983 N 105, которое все еще действует в части, не противоречащей Закону N 402-ФЗ (п. 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ, Информация Минфина РФ N ПЗ-10/2012). Приказом Минфина РФ от 30.04.2020 N 184 данное Положение прекращает действие с 1 января 2022 года).
Данный порядок действий предусмотрен для случаев утраты первичных учетных документов. Так как иных правил не установлено, то руководствоваться ими целесообразно также при повреждении или утрате других видов документов.
Создание комиссии оформляется приказом по организации. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.
Специалисты налоговых органов с таким порядком действий согласны. Так, в письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 разъяснено, что в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи. Кроме того, руководитель организации должен предпринять меры к восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.
В связи с этим считаем, что в рассматриваемом случае необходимо:
- издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин пропажи документов (указанный приказ подписывает руководитель). В состав комиссии, на наш взгляд, могут входить любые сотрудники организации: работники бухгалтерии, отдела кадров, экономического отдела и т.п.;
- провести расследование пропажи документов. По нашему мнению, применительно к рассматриваемой ситуации в процессе расследования причин пропажи документов можно получить от лиц, ответственных за их сохранность (бухгалтеров, главного бухгалтера), письменные объяснения (докладные записки);
- по результатам расследования составить акт. Акт составляется в произвольной форме с обязательным указанием в нем состава комиссии, перечня утраченных документов и причин их утраты. В акте следует отразить причины пропажи документов, перечень возможных мероприятий, которые необходимо провести для их восстановления;
- попытаться восстановить документы.
Комментарий к ст. 19.16 КоАП
1. Объектом административного правонарушения выступают общественные отношения в сфере осуществления паспортного режима.
2. Объективная сторона административного правонарушения, предусмотренного статьей 19.16, выражается в умышленном уничтожении или порче удостоверения личности гражданина (паспорта) либо в небрежном хранении удостоверения личности гражданина, повлекшем утрату удостоверения личности.
3. С субъективной стороны правонарушение может быть как умышленным, так и неосторожным.
4. Субъектом правонарушения являются как граждане, так и должностные лица.
5. Рассматривают дела и составляют протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных статьей 19.16, должностные лица органов внутренних дел.
Третий комментарий к статье 284 УК РФ
1. Под утратой документов, содержащих государственную тайну, а равно предметов, сведения о которых составляют государственную тайну, понимается такой противоправный выход их из владения данного лица, вследствие которого они стали достоянием посторонних лиц и наступили тяжкие последствия. К документам относятся текстовые и графические материалы, исполненные типографским, машинописным способом или от руки (чертежи, планы, типографские карты, приказы, директивы, ведомости, акты, обзоры и т.п.), в которых содержатся сведения, составляющие государственную тайну. Документ — это акт, имеющий реквизиты: гриф секретности, регистрационный номер органа государственной власти, предприятия, учреждения или организации, осуществивших засекречивание, особый порядок хранения, перемещения, выдачи и работы. Предметы, сведения о которых образуют государственную тайну, — это различные материалы и изделия, несущие в себе информацию указанного вида. К ним относятся: закрытые образцы техники и вооружения, шифры, коды, негативы, фотоснимки и т.п.
2. С объективной стороны преступление включает в себя совокупность трех признаков: а) деяние, связанное с нарушением установленных правил обращения с документами (предметами); б) выход документов (предметов) из владения данным лицом, вследствие чего наступили тяжкие последствия; в) причинную связь между деянием и наступившими последствиями. Правила обращения с документами регламентируются законами и подзаконными актами (инструкциями, положениями, наставлениями). Нарушения правил выражаются: в работе с документом в неустановленном месте (например, дома), неопечатывании сейфа, нарушении правил передачи его другим лицам и т.п. Документ считается вышедшим из владения (утраченным), если его нет ни в месте постоянного хранения, ни у конкретного исполнителя, которому он был выдан. Между фактом нарушения правил обращения с документом (предметом), содержащим государственную тайну, и его выходом из владения и наступлением тяжких последствий должна быть непосредственная причинная связь. Если документ хотя и утрачен, но факт его выхода из владения и наступление тяжких последствий не находятся в причинной связи с имевшим место нарушением правил обращения с ним, то состав преступления отсутствует . ——————————— Например, если сейф, в который проникли преступники, хотя оказался неопечатанным, но изъятие документов произошло путем вырезки окна в нем автогенным аппаратом, — налицо отсутствие причинной связи, а следовательно, оснований для квалификации по ст. 284 УК.
Как показывают материалы практики, нарушения чаще всего связаны с тем, что лицо работает с документами в неустановленном для этого месте, в ненадлежащее время, не соблюдает правила и порядок их хранения, пересылки, передачи из рук в руки, уничтожения, ознакомления с ними других лиц и т.п. Например, Ч., находясь в служебной командировке в другом городе, в нарушение действующих правил носил по городу в сумке находящиеся при нем 12 совершенно секретных документов. Зайдя в телефонную будку, чтобы позвонить, Ч. забыл в ней сумку вместе с документами. Документы были найдены только на следующий день, в другом месте города, что привело к ознакомлению с ними посторонних лиц и наступлению тяжких последствий. Понятие тяжкого вреда давалось применительно к ст. 283 УК. Если тяжкие последствия при утрате не наступили, то состав преступления отсутствует. Виновный должен нести административную или дисциплинарную ответственность.
3. Субъективная сторона преступления характеризуется неосторожной формой вины. Вместе с тем по отношению к факту нарушения правил обращения с документами вина может быть в форме и умысла, и неосторожности. По отношению же к наступившим последствиям вина может быть только неосторожной (в виде легкомыслия или небрежности).
Получаем официальное подтверждение произошедшего случая
Чаще всего порча документов возникает неумышленно, однако, не следует исключать и другие возможные причины. Если утрата документов наступила в результате:
— форс-мажорных обстоятельств (стихийного бедствия, наводнения, пожара, взлома, других природных явления или событий непреодолимой силы);
— умышленного или незапланированного хищения;
— преднамеренной порче или полного уничтожения,
то к расследованию обстоятельств данного дела привлекаются сотрудники полиции, следственных органов, государственного пожарного надзора, специалисты МЧС.
К заключению комиссии прикладываются следующие оправдательные документы:
Наличие данных документов позволит увеличить сроки, отведенные для восстановления утраченной первичной базы организации.
Вот мне всегда интересно. как налоговая будет рассчитывать сумму занижения налоговой базы?
Если документов нет никаких?
А вообще у Вас документы уже затопило.. или только планируете?)))))))))))))
Ликвидируйте фирму.. и все дела.
Учет. Налоги. Право», 2006, N 9
Сергей Викторович Разгулин, начальник отдела координации и контроля деятельности ФНС России, анализа и общих вопросов Минфина России.
— Офис нашей организации находится в полуподвальном помещении. Месяц назад из-за холодов у нас в подвале лопнула труба. В результате офис оказался затоплен водой. Больше всего пострадало помещение бухгалтерии, а также комната, где хранилась бухгалтерская документация за прошлые годы. Сергей Викторович, как нам в такой ситуации оградить себя от штрафов? Ведь, если придет проверка, мне надо будет доказать, что документы утрачены не по нашей вине.
— Вам потребуется документ из организации, отвечающей за эксплуатацию вашего помещения, о том, что в помещении действительно была авария. Это поможет избежать штрафа за сам факт отсутствия документов, а также за их непредставление по запросу налоговой.
— На какую норму нам ссылаться, если инспекция все же попробует нас оштрафовать?
— На ст. 111 НК РФ. В ней сказано, что налогоплательщика нельзя привлекать к ответственности, если имеются обстоятельства, исключающие вашу вину в совершении налогового правонарушения.
— Какие еще последствия может повлечь за собой отсутствие документов?
— При налоговой проверке инспектор может усомниться в правильности расчета сумм налогов, которые вы заплатили за прошлые периоды. А так как документов, подтверждающих правильность расчета, у вас нет, то инспекция получит возможность определить налог расчетным путем.
— Что это значит?
— Это значит, что сумма налога будет посчитана на основании данных о вашей организации, имеющихся в инспекции. Если же этих данных будет недостаточно, инспекция может рассчитать налог на основании данных об аналогичных организациях.
— Разве Налоговый кодекс это разрешает?
— Такое право налоговых органов записано в пп. 7 п. 1 ст. 31 Кодекса.
А что суды? Суды и так и так принимают решение в зависмости от кучи факторов, как объективных так и субъективных.
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
кассационной инстанции по проверке законности
и обоснованности решений (постановлений)
арбитражных судов, вступивших в законную силу
от 8 февраля 2001 г.
Дело N А78-3279/00-С2-1143у-Ф02-82/01-С1
Решение от 3 ноября 2000 года Арбитражного суда Читинской области по делу N А78-3279/00-С2-1143у оставить без изменения, а кассационную жалобу без удовлетворения.
Где применяется акт ТОРГ-15
Повреждение ТМЦ возникает, как правило, в результате небрежного обращения с товаром, неправильном хранении и транспортировке. Чтобы списать непригодный товар, назначается специальная комиссия в составе руководителя компании, материально ответственных лиц, а иногда и сотрудника санитарного надзора. После уточнения обстоятельств дела члены комиссии заполняются форму ТОРГ-15 в трех экземплярах.
В документе указывается полный состав комиссии, название недостающего или испорченного товара, его количество, стоимость, причины потерь, возникшие дефекты и возможность дальнейшего использования ТМЦ. Последний момент может подразумевать несколько вариантов:
- продажа товарных ценностей по фактической стоимости;
- продажа товарных или материальных ценностей по сниженной цене;
- полное уничтожение товара;
- вывоз ТМЦ на свалку;
- передача на корм скоту и так далее.
При частичной потере потребительских свойств товар уценивают. Тогда в акте указывают две цены: это стоимость ценностей до и после уценки, также прописывается сумма уценки. Если возникает порча или потеря качества ценностей, и товар не подлежит последующей реализации, то составляется также в трех экземплярах дополнительный акт ТОРГ-16, который подписывается руководителем компании и членами созданной комиссии.
Акт может составлять любой работник организации, в должностные обязанности которого входит данная функция. Это может быть руководитель структурного подразделения, юрист, секретарь или просто материально-ответственное лицо.
При создании акта должны присутствовать и другие сотрудники компании, которые выступят в роли свидетелей нанесенных повреждений. Таким образом, формируется специальная комиссия в составе не менее трех человек, лучше работников разных отделов.
Если испорченное имущество относится к высокотехнологичному оборудованию или приборам, для более точной диагностики вреда к составлению акта следует привлечь специалиста инженерно-технической или сервисной службы, действующей внутри предприятия или стороннего эксперта.
Акт о порче имущества при затоплении квартиры или офиса
Затопление квартир в многоэтажных домах встречается особенно часто. Офисы тоже могут подвергнуться этой неприятности, как и отдельно стоящие жилые дома. Даже если над помещением не располагаются нерадивые соседи, затопление нельзя исключать. Всегда может случиться авария водопровода, прорыв водяной системы отопления, протечка кровли и т.д.
Одним из важных процессуальных действий, необходимым для последующего возмещения ущерба, является составление акта о порче имущества. Его составляют вызванные к месту затопления представители компании, обслуживающей здание (ее аварийной службы) с участием потерпевшей стороны. Сделать это надо в первые 12 часов после вызова уполномоченных лиц. Если представители компании не явились вовремя, акт допустимо составить без них, пригласив в комиссию посторонних незаинтересованных людей. Управляющей компании при этом следует направить письменное уведомление, а в акте отразить, что она была проинформирована, но не участвовала в составлении акта по причине неявки по вызову.
Если помещение залито по вине конкретного человека, например, соседа сверху, он тоже участвует в составлении акта.
ВАЖНО! Если виновника не установили, его не удалось пригласить, либо он отказался, это следует отразить в тексте акта.
В этом документе должны найти отражение такие данные:
- дата и точное время установления факта затопления;
- адрес расположения залитого помещения;
- локализация водных масс;
- причина того, что вода проникла в квартиру или офис;
- виновник случившегося залива (если он установлен);
- упоминание о свидетелях (если они были)
- описание нанесенного водой вреда (на основе визуального осмотра).
ВНИМАНИЕ! Описывая ущерб, нужно указать не только состояние потолка, стен, пола, но и порчу мебели, бумаг и другого имущества, находящегося в помещении. Это можно сделать в форме дефектной ведомости, инвентаризации и т.п.
Оформление акта ТОРГ-15
Унифицированный бланк заполняется в трех экземплярах:
- один сдается в отдел бухгалтерии ответственному бухгалтеру, на его основании происходит списание товарных ценностей с МОЛ;
- второй сохраняется в структурном подразделении, где он был составлен (например, на складе, в магазине, торговом зале);
- третий — отдается лицу, ответственному за данные ценности. При этом списываемый товар снимается с подотчета данного лица.
В шапке ТОРГ-15 указывается компания, ее юридический адрес, название структурного подразделения, где был обнаружен испорченный товар.
Дополнительно прописывается поставщик рассматриваемого товара, его адрес, реквизиты банковского счета. Обязательно указывается номер акта, дата его составления, подпись руководителя компании и дата утверждения документа. Табличная часть состоит из следующих реквизитов:
- наименование товара, его характеристика и код;
- единица измерения (наименование и код по ОКЕИ);
- артикул товара;
- сорт или категория ТМЦ;
- количество товара;
- уцененная цена в рублях;
- сведения об уценке товара;
- процент скидки;
- дополнительные характеристики (причина дефекта).
Под таблицей повторяется причина дефекта и указывается виновник произошедшего. Заполнение главных реквизитов акта о порче представлено в таблице:
| Наименование реквизита | Пояснения по заполнению |
| Наименование ТМЦ | Название товарно-материальных ценностей желательно указывать подробное, с артикулом. Это необходимо для идентификации ТМЦ и уточнения вида товара. Так как от типа ценностей и оснований для списания напрямую зависит порядок налогообложения. |
| Причина уценки или списания | Налоговые органы уделяют при проверке пристальное внимание именно причине списания ТМЦ. Поскольку этот момент важен при возникновении налоговых или судебных споров по возмещению убытков при наличии виновных лиц. Особенное внимание на данный реквизит следует обратить торговым компаниям. На основании п.4 ст. 5 закона «О защите прав потребителей», производитель должен указать сроки годности на продуктовые товары, парфюмерную продукцию, лекарственные препараты, бытовую химию и прочие товары. После окончания срока годности такие типы ценностей признаются непригодные к применению по назначению и подлежат снятию с учета. Полный список подобных товаров закреплен в перечне, подготовленном и утвержденным правительственным постановлением РФ. |
| Дефекты товара | В ТОРГ-15 целесообразно полностью описать установленные дефекты товара, их подробное описание послужит весомым аргументом для подтверждения факта лома или порчи ТМЦ и для выяснения того факта, частично или полностью товар утратил свои потребительские свойства. Последний момент важен для решения вопроса о последующей «судьбе» товара: реализовывать его по сниженным ценам или утилизировать. |
| Количество, цена перед и после уценочной процедуры | Данные показатели в бухгалтерском учете выступают основанием для произведения необходимых изменений. Если компании часто сталкиваются с уценкой ТМЦ, то рациональнее разработать и утвердить специальное положение о порядке уценки товара. Поскольку при проверке налоговики нередко интересуются вопросами величины уценки и процедурой ее установления. Если имеется такое положение, то это снизит риски доначислений налога на прибыль. |
| Реквизиты виновного в порче лица | Заполнение этого раздела особенно важно, если причиной списания ТМЦ стали хищение, нарушение правил транспортировки товара, его приемки или хранения, брак по вине поставщика. Если товар списывается в связи с окончанием срока годности, то этот реквизит не заполняется. |
| Реквизиты лиц, входящих в комиссию | Для проведения процедуры списания ценностей формируется комиссия, в которую входят, в том числе, МОЛ, представители руководства, бухгалтерии. Данная комиссия определяет причины невозможности дальнейшего применения активов, отвечает за заполнение акта ТОРГ-15 и устанавливает возможность последующего использования испорченного ТМЦ по более низкой цене или его ликвидации. |
| Документ о списании и утилизации | При невозможности последующей реализации товарных ценностей (даже по более низкой цене), проводится снятия объекта с учета, при этом за основу берется акт ТОРГ-16 или иной документ, накладная, составленные в произвольной форме |
Образец объяснительной записки о утере пропуска
В середине листа формата А4 пишется слово «объяснительная». Документ должен быть составлен грамотным и деловым языком. Неуместные шутки, юмор в документе могут быть не приняты работодателем. В случае утери пропуска на работу, гражданин должен в деталях описать, как и где это произошло. Отношение работника к случившемуся. Чувствует ли гражданин за собой вину? При каких обстоятельствах произошла утеря пропуска. Мнение работника о привлечении его к ответственности работодателем. Бланк объяснительной записки не установлен ТК РФ.
До применения дисциплинарного взыскания работодатель должен затребовать от работника письменное объяснение. Если по истечении двух рабочих дней указанное объяснение работником не предоставлено, то составляется соответствующий акт. Дисциплинарное взыскание применяется не позднее одного месяца со дня обнаружения проступка, не считая времени болезни работника, пребывания его в отпуске, а также времени, необходимого на учет мнения представительного органа работников. Дисциплинарное взыскание не может быть применено позднее шести месяцев со дня совершения проступка, а по результатам ревизии, проверки финансово-хозяйственной деятельности или аудиторской проверки – позднее двух лет со дня его совершения.
Это интересно: Надо ли платить деньги за проверку счетчиков на воду
Однако самого факта обращения в МВД, МЧС, получения справок недостаточно для обоснования добросовестности и объективного характера утраты документов. Важным критерием являются и активные действия со стороны фирмы – попытки восстановления утраченных документов. Не редки случаи, когда по данному основанию у налогоплательщика нет никаких доказательств. Суды крайне критично оценивают отсутствие попыток восстановления бумаг. В итоге компании часто проигрывают в суде именно по этой причине.
Так, в споре, приведенном в качестве примера в самом начале статьи, суды сослались на то, что компания не проводила сверки с контрагентами, не направляла им запросы на восстановление бумаг, не обосновала, каким образом «восстановлены» представленные счета-фактуры, не представила переписку с контрагентами по восстановлению первичной документации, телеграммы, почтовые реестры, чеки и квитанции в качестве доказательства попыток восстановления утраченных документов.
Поэтому для доказательств необходимо руководствоваться следующими рекомендациями: назначьте ответственное лицо, которое будет взаимодействовать с контрагентами для изготовления дубликатов утерянных документов, а также сохраняйте копии отправленных запросов, переписку с контрагентами, почтовые квитанции об отправке писем.
Однако стоит помнить, что копии счетов-фактур должны быть заверены руководителем контрагента. Он должен поставить на них штамп «Копия верна», свою подпись и печать, дату заверки копии (см. Указ Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан»).
Так, организация представила копии счетов-фактур в обоснование суммы НДС при расчетах за поставленные товары. Суд признал обоснованной позицию компании, сославшись на то, что у инспекции отсутствовали основания для отказа в применении налоговых вычетов по НДС. Ревизоры могли определить суммы вычета НДС по данным банковской выписки по расчетному счету, платежным поручениям, счетам на оплату и иным документам, представленным фирмой (Постановление Десятого арбитражного апелляционного суда от 26 марта 2012 г. № 10АП-778/12 по делу № А41-38116/10, Постановления Президиума ВАС РФ от 9 марта 2011 г. № 14473/10, от 19 июля 2011 г. № 1621/11).