Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Вопрос недели: возврат средств при отсутствии кассы». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.
Пример возврата на расчетный счет
Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.
В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.
|
Операция |
Дебет |
Кредит |
Сумма, рублей |
|---|---|---|---|
|
Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря |
0 208 12 560 |
0 201 11 610 |
15 000,00 |
|
Утвержден авансовый отчет, приняты произведенные расходы |
0 401 20 212 |
0 208 12 660 |
13 000,00 |
|
Неиспользованный остаток поступил на Р/С учреждения |
0 201 11 510 |
0 208 12 660 |
2000,00 |
В какой срок подотчетное лицо должно отчитаться о расходах?
О расходах, осуществленных за счет полученных ранее авансов, нужно отчитаться в течение трех рабочих дней:
-
после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);
-
со дня выхода на работу (когда на момент истечения срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо находилось в отпуске, на больничном, то есть отсутствовало по уважительным причинам) (п. 6.3 Указания № 3210-У);
-
со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Возврат подотчетных сумм в кассу — процедура общеизвестная, но ее актуальность в наши дни снижается. Да и не на каждом предприятии существует касса и осуществляются кассовые расчеты. Возвратить неизрасходованные полностью деньги (выданные на хознужды, командировочные расходы, др.) сотруднику удобнее не в кассу, а на расчетный счет организации работодателя. Как это сделать, расскажем в статье.
Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?
В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.
Как же это сделать на практике?
Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.
Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Что делать с комиссией за перевод?
Если по транзакции на возврат снималась комиссия за перевод, возмещать ее или нет и принимать в расходы или нет — будет зависеть от формулировки в локальном акте организации о порядке возмещения командировочных расходов и в локальном акте об осуществлении безналичных расчетов.
Если локальными актами предприятия не предусмотрен способ возврата неизрасходованного аванса через онлайн-банк, а также возмещение комиссии банка по такой транзакции, то возвращать работнику сумму, уплаченную банку за операцию, работодатель не обязан.
Так, в колдоговоре или в локальном акте организации могут быть установлены виды и размеры возмещаемых расходов на командировки, порядок их возмещения, порядок и способ (наличный и/или безналичный, в том числе через онлайн-банк) возвращения неиспользованного аванса, перечень документов, принимаемых в подтверждение расходов (в том числе в виде комиссии банка, взимаемой при возврате неизрасходованного аванса через онлайн-банк).
Что делать, если работник не вернул подотчетные суммы?
Что делать, если работник, не возвращает денежные средства, полученные под отчет на определенный срок? Необходимо выяснить, в полном ли объеме израсходованы работником подотчетные суммы на соответствующие цели. Потребуйте в письменном виде предоставления соответствующей информации и подтверждающие документы.
- Если денежные средства не израсходованы в полном объеме, необходимо выяснить, намерен ли работник вернуть подотчетные суммы. В письменном виде затребуйте у работника объяснения о том, намерен ли он возвращать подотчетные средства, которые не использованы. В письме укажите срок для предоставления объяснений.
- Если работник не намерен возвращать соответствующие подотчетные суммы, выяснить у него, согласен ли он на удержание неиспользованных подотчетных сумм из заработной платы. Если согласен – получите письменное согласие.
- Если работник не согласен с задолженностью перед работодателем по подотчетным суммам, в этом случае следует обратиться за судебной защитой своих прав.
Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает
Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:
- Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
- Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.
Комиссия в случае перевода
Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.
Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.
В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:
- Разновидности командировочных расходов;
- Размеры данного возмещения расходов;
- Порядок возмещения;
- Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
- Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).
Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.
Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.
Как правильно вернуть подотчетные деньги на счет организации?
В наши дни практически у каждого сотрудника существует зарплатная карта. Именно на эту карту могут быть перечислены деньги в подотчет. С этой же карты через онлайн-банк физлицу удобнее вернуть остаток неиспользованных денежных средств на счет организации.
Как же это сделать на практике?
Во-первых, возможность выдачи и возврата подотчетных денег через расчетный счет на или с зарплатных карт сотрудников или банковских карт привлеченных по гражданско-правовым договорам лиц необходимо закрепить в локальном акте предприятия — например, составить Положение о расчетах с подотчетными лицами или вписать в Учетную политику.
Во-вторых, вернуть подотчетные средства на расчетный счет необходимо, сделав запись «возврат неиспользованных подотчетных сумм» в поле «наименование платежа». Данная запись позволит избежать проблем с налоговыми органами и не включать полученные суммы в налогооблагаемую базу по налогу на прибыль, НДС и в доход при применении УСНО. Если при оформлении платежа подотчетник не указал, что перечисляемые деньги являются возвратом неиспользованной суммы, лучше оформить это пояснительной запиской к платежу.
Порядок выдачи денежных средств под отчет
Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.
Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.
Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?
Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:
- в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
- в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.
Ситуация: нужно ли на сумму неизрасходованных подотчетных денег, которую сотрудник возвращает организации, выбивать кассовый чек?
Ответ: нет, не нужно.
ККТ нужно применять при поступлении наличных денег за проданные товары, выполненные работы или оказанные услуги (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ). Возврат сотрудником остатка суммы, выданной ему под отчет, к таким операциям не относится. Поэтому на подотчетную сумму, которую сотрудник вернул организации, выбивать кассовый чек не нужно. Подтверждает данный вывод Минфин России в письме от 30 ноября 2004 г. № 03-01-20/2-47.
Пример отражения в бухучете возврата неизрасходованных подотчетных сумм
11 апреля секретарь ООО «Альфа» Е.В. Иванова получила 2000 руб. на покупку канцтоваров (бумаги, степлеров, ручек и т. д.) для организации. Стоимость приобретенных ею товаров составила 1500 руб. (покупка НДС не облагалась, поскольку продавец применяет упрощенку). Установленный руководителем срок возврата подотчетных сумм – 14 апреля.
14 апреля руководитель «Альфы» утвердил авансовый отчет Ивановой. В этот же день она вернула в кассу организации неизрасходованный остаток подотчетных денег в сумме 500 руб. (2000 руб. – 1500 руб.).
В учете бухгалтер «Альфы» сделал такие проводки.
11 апреля:
Дебет 71 Кредит 50 – 2000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой.
14 апреля:
Дебет 10 Кредит 71 – 1500 руб. – получены канцтовары, приобретенные сотрудницей;
Дебет 50 Кредит 71 – 500 руб. – внесен в кассу остаток неизрасходованных подотчетных сумм.
Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет
Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.
Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.
И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.
Отражение командировочных расходов в налоговом учете
В соответствии с пп. 12 п. 1 статьи 264 НК РФ расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией. Для целей налогообложения налога на прибыль могут учитываться следующие расходы:
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения, в том числе расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- суточные или полевое довольствие;
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Отражаем в бюджетном учете операции по выдаче и возврату подотчетных сумм
В соответствии с п. 166 Инструкции N 148н авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется соответствующий счет аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в журнале по расчетам с подотчетными лицами либо в карточке учета средств и расчетов (п. 167 Инструкции N 148н).
Выдача подотчетных сумм отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 201 04 610 «Выбытия из кассы».
Принятые к бюджетному учету суммы произведенных расходов согласно утвержденному руководителем авансовому отчету отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов 105 00 000 «Материальные запасы», 106 00 000 «Вложения в нефинансовые активы», 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам», 401 01 200 «Расходы учреждения».
Как перечислить подотчет на карту сотрудника
Например, перечисляя средства подотчет на карту сотрудника с расчетного счета ИП, требуется обязательно ориентироваться на Положение Банка России №373-П от 12.10.11 г. «О порядке ведения кассовых операций». Следует помнить о достаточно обширной законодательной базе, затрагивающей данный вопрос, и все положения НПД нужно соблюдать.
Законные основания При реализации перечисления подотчетных средств на кассу собственного сотрудника руководителю предприятия, а также главному бухгалтеру необходимо ориентироваться на следующие документы: №266-П от 24.12.04 г. под редакцией от 10.08.12 г. Положение Банка России об эмиссии банковских карт и о различного рода операциях с их использованием Письмо Центрального Банка №29-1-1-7/4625 от 23.07.09 г.
Сроки подачи документов
Отчет о расходах в командировке нужно предоставить в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения. Несоблюдение этих сроков приведет к доначислению НДФЛ. Инспекция может посчитать, что выданные подотчетные суммы являются доходами физлиц. Поэтому сотрудник должен составлять отчет о каждом расходе средств. Форму бланка можно разработать самостоятельно или использовать унифицированную. Сроки сдачи отчетности должны быть утверждены приказом руководителя. Образец:
ООО (название)
Приказ № 15 об утверждении сроков подачи авансового отчета
г. Белгород 15 марта 2015 года
Сотрудники, получившие деньги, должны представить отчет по их использованию:
- по хознуждам – не позднее двух недель с даты получения средств;
- по командировочным расходам – в течение трех дней по возвращении на работу.
Выданные средства должны быть использованы строго по назначению.
На хозяйственные расходы и приобретение товаров предоставляется не более 100 тыс. руб. и только по распоряжению директора.
Ответственность за выполнение приказа, правила составления документов возлагается на главного бухгалтера.
Что собой представляют расчеты с подотчетными лицами
Для расчетов с сотрудниками используется забалансовый счет 71. Он должен тщательно контролироваться руководством организации. На этом счету фиксируются суммы, выданные сотруднику под отчет. Предполагается, что эти деньги будут направлены на конкретные цели:
- Оплата различных услуг.
- Приобретение канцтоваров.
- Приобретение бензина для служебных авто.
- Покупка билетов командировочным, оплата съемного жилья.
- Приобретение офисной техники.
Сотруднику для получения средств под отчет необходимо составить заявление. В нем прописываются выданная сумма и цели расходования. Перечень подотчетных лиц указывается в приказе руководителя. В списке необходимо прописать эти сведения:
- Информация о сотруднике (ФИО, должность).
- Цели расходования.
- Сумма.
К примеру, в приказе руководителя указано, что Иван Иванов может получить под отчет 10 000 рублей. Больше этой суммы выдать ему нельзя. Однако исключение составляют командировочные. Человек, отправляющийся в командировку, может получать любые суммы. Однако должен быть соответствующий приказ о направлении в командировку.
В перечень подотчетных лиц могут быть включены только материально ответственные сотрудники. То есть это руководители, их заместители, начальники отделов, кладовщики. Несовершеннолетние лица не могут быть ни материально ответственными, ни подотчетными лицами.
После расходования средств специалист должен отчитаться о своих тратах. Он обязан составить авансовый отчет и приложить к нему документы, подтверждающие направление трат. Отчет направляется в бухгалтерский отдел. Сотрудник не может получить новую сумму до того, как он не отчитается по старой.
На какие нужны компания вправе потратить наличные денежные средства из кассы в 2020 году?
20.01.2020Российский налоговый портал
- Давайте сразу перейдем к примеру: покупатели компании (или ИП) рассчитались за товар наличными деньгами, и в кассе образовалась определенная сумма торговой выручки.
- Чтобы не допустить грубых ошибок, надо определиться с источником поступления денег. Если источник поступления – торговая выручка, то потратить ее можно на следующие цели:
- Компания вправе потратить наличные средства:
- зарплата,
- материальная помощь,
- оплата проезда сотрудников,
- оплата путевок,
- выдача денег в подотчет,
- возврат денег покупателю при возврате товара,
- погашение долга перед поставщиком,
- выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
- по операциям банковского платежного агента (субагента).
ИП вправе потратить «наличку»:
- зарплата,
- материальная помощь,
- оплата проезда сотрудников,
- оплата путевок,
- выдача денег в подотчет,
- возврат денег покупателю при возврате товара,
- погашение долга перед поставщиком,
- выплата страховки по договору с физическими лицами (если страховые премии были внесены наличными денежными средствами),
- по операциям банковского платежного агента (субагента),
- на личные нужды.
Если источником поступления денег является не торговая выручка, а, например, снятие денег с расчетного счета, то такие средства можно потратить на зарплату, выдачу денег в подотчет. Для получения зарплаты (в том числе и аванса) и подотчетных сумм не обязательно, чтобы «природа» денег была – торговая выручка.