Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Когда компенсация расходов на проживание командированного требует уплаты НДФЛ». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Суточные — расходы сотрудника, понесенные в командировке, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. В большинстве случаев суточные выделяются сотруднику для питания во время командировки.
Сравнение: с документами и без них
При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).
Если подтверждающих бумаг нет:
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2022 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Учет командировочных расходов: проводки
Выдача сотруднику аванса на командировочные расходы сопровождается проводкой:
- Дт 71 Кт 50 — если аванс выдан наличными;
- Дт 71 Кт 51 — если аванс перечислен на банковскую карту сотрудника.
При списании командировочных затрат ключевое значение имеет цель поездки:
- Дт 20 Кт 71 — сотрудник направлен в командировку для выполнения работ по заданию заказчика;
- Дт 44 Кт 71 — командировка сопряжена с реализацией товара;
- Дт 08 Кт 71 — командировка связана с приобретением имущества для фирмы;
- Дт 28 Кт 71 — сотрудник направляется в командировку для возврата брака.
Если компания применяется ОСНО и в составе расходов отдельно выделен НДС, применяются следующие проводки:
- Дт 19 Кт 71 — НДС учтен в составе командировочных расходов;
- Дт 68 Кт 19 — НДС учтен в составе налогового вычета.
Если сотрудник в командировке израсходовал собственные средства и работодатель ему их возместил, делаются проводки:
- Дт 71 Кт 50 — если средства сотруднику выданы наличными деньгами;
- Дт 71 Кт 51 — при перечислении средств на карту.
Если сотрудник потратил меньше, чем ему было выделено, выбирается проводка в зависимости от того, как происходит возврат средств:
- Дт 70 Кт 71 — задолженность удержана из зарплаты работника;
- Дт 50 Кт 71 — сотрудник вернул деньги в кассу;
- Дт 51 Кт 71 — сотрудник вернул деньги на расчетный счет работодателя.
Руководство организации обязано самостоятельно определить лимит суточных при командировании работника в пределах нашей страны. Траты в сутки на поездки в пределах России не ограничены.
Единственный лимит, действующий в 2020 году, — норма для определения налогооблагаемой базы по НДФЛ (закреплена в п. 3 ст. 217 НК РФ). Если суточные по России превышают 700 рублей в день, то с разницы работодатель должен удержать НДФЛ и начислить страховые взносы. Но это не ограничение! Наниматель вправе утвердить норму по суточным больше, чем лимит по НДФЛ.
Пример расчета.
Работник командирован в город Оренбург на 3 дня, ему назначены суточные в размере 1000 рублей в день.
1000 × 3 = 3000 рублей.
Но на сумму, превышающую допустимый лимит, следует начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Рассчитываем сумму превышения:
700 × 3 = 2100 рублей — допустимый лимит.
3000 – 2100 = 900 рублей.
Следовательно, на превышающие лимит 900 рублей бухгалтер должен начислить страховые взносы и удержать НДФЛ.
Региональные компании устанавливают сразу несколько лимитов по суточным в пределах России. Например, при командировании в Москву или Санкт-Петербург утверждается повышенный размер суточных, так как траты в таких городах больше. А при командировании в регионы России норма суточных ниже.
Перед утверждением норматива необходимо проанализировать экономическое положение и источники финансирования деятельности организации. Недопустимо устанавливать завышенные нормы без экономического обоснования затрат. В противном случае в отношении руководителя предусмотрена административная ответственность.
Отразим бухгалтерские проводки по отражению расходов на командировки в бюджетном учреждении в 2020 году.
Операция |
Дебет |
Кредит |
Документ-основание |
---|---|---|---|
Выплачен аванс на затраты по командированию |
0 208 12 560 — суточные 0 208 26 560 — иные расходы (проживание, проезд, прочее) |
0 201 11 610 — с расчетного счета 0 201 34 610 — из кассы |
|
Отражены произведенные расходы учреждения на оплату суточных |
0 401 20 212 0 109 ХХ 212 |
0 208 12 660 |
Авансовый отчет, сданный сотрудником, проверен и утвержден работодателем. Вместе с авансовым отчетом предоставляются подтверждающие документы:
Иная подтверждающая документация. |
Отражены иные затраты на командировку |
0 401 20 226 0 109 ХХ 226 |
0 208 26 660 |
Командировка: оформление документов в 2021 году
Так как командировочные удостоверения были отменены, значительно упростилось документальное оформление командировок
Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые действуют в текущем 2021 году и буду «работать» в следующем 2021 году. Объясним, какие документы следует оформить, и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку.
Командировочные удостоверения
Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.
Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял. Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить.
Суточные
Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Как правило, условие выдачи и размер суточных оговаривается в коллективном трудовом договоре. Но при этом следует помнить, что на основании статьи 217 НК РФ, максимальный размер суточных, с которых не начисляется НДФЛ, составляет:
1) для командировок по России – 700 рублей,
2) для зарубежных командировок – 2500 рублей.
Как отмечено в пункте 3 статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Порядок возмещения расходов
Организация, перед направлением работника в поездку, издает специальный приказ, на основании которого выделяется аванс в определенной сумме. Она может быть переведена на банковский счет работника, или выдана наличными средствами. После возвращения из поездки работник обязан отчитаться перед работодателем и предоставить информацию о тратах, с полным пакетом подтверждающих расходы документов.
Работодатель внутренними нормативными актами устанавливает порядок возмещения сотруднику расходов, связанных с командировкой. Организация может устанавливать особые требования к порядку возмещения расходов, если это не ухудшает положение работника. По общему правилу возмещение происходит в таком порядке:
- расходы на жилье возмещаются работнику в полном размере, если работник предоставит документы, подтверждающие расходы.
- Расходы на проезд возмещаются полностью, при условии подтверждения трат документами. При этом закон предусматривает проезд в купе поезда, в эконом-классе самолета, в каюте пятого класса на морском судне и второго на речном, в автотранспорте общего вида.
- Суточные начисляются и выплачиваются за каждый день нахождения в служебной командировке. Выходные и праздничные дни тоже учитываются и оплачиваются. Работодатель обязан оплатить дни, которые работник проводит в пути к месту командировки и обратно. Если работник вынужденно делает остановку в пути, оплачиваются и дни остановки.
При однодневной командировке, связанной с перемещением на территории РФ суточные выплаты не предусмотрены, однако, работодателю не запрещено назначить их по своему усмотрению. Если выезд осуществлялся за пределы РФ, работнику полагается выплата половины суммы, действующей в отношении заграничных командировок.
Отчетные документы при заказе услуг работодателем
В некоторых компаниях расходы на проживание в командировке оплачивают по безналу сразу на расчетный счет гостиницы или агента по найму. В этом случае оплату гостиницы в командировке не производят: работник при заселении называет только номер брони. При выезде из гостиницы и сдаче номера командированному выдают акт, оформленный на имя работодателя.
Если работник оплачивал дополнительные расходы в гостинице (например, стирку белья или завтраки), на данные услуги выдают отдельный документ.
Также работодатель может заключить договор на аренду квартиры для своих работников – для организации условий их проживания в командировке. Особенно это актуально для долгосрочных или частых командировок. Квартиру можно арендовать как у физических, так и у юридических лиц. В этом случае заключают договор аренды. А по окончании срока аренды (или срока, прописанного в договоре) арендодатель может выдавать акт на аренду. В этом случае отчетные документы за проживание также будут выписаны на компанию, а не на командированного работника.
Проживание работников, направленных в командировку, может быть организовано во временных вагончиках или домиках. Иногда работодатель строит целые мобильные городки или площадки из таких выгонов-бытовок. Это удобно в тех случаях, когда идет строительство объекта и работникам удобнее проживать сразу на объекте – для сокращения расходов и времени на проезд.
Как можно понять, расходы на организацию времянок несет тоже напрямую работодатель. Следовательно, самим работникам, использующим такое жилье, никакие дополнительные документы не нужны.
Сравнение: с документами и без них
При наличии документов:
Если работник (налогоплательщик) представляет работодателю все необходимые документы за расходы на жилье, то он выплачивает работнику все, кроме суточных. К примеру: за один день работнику, находящемуся в пределах страны, он может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Плюс расходы на дорогу и другие услуги, в том числе и за аренду жилого помещения (платный провоз багажа, услуги связи и подобные, вторичные расходы).
Если подтверждающих бумаг нет:
Если работник (налогоплательщик) не представляет бумаги, которые подтверждают расходы за жилье, так как их нет, то суммы всех представленных выше оплат проживания без подтверждающих документов в командировке незамедлительно освобождаются от какого-либо налогообложения. Остальное остается так же: в пределах страны работодатель может выплатить не больше 700 рублей, а за ее пределами не больше 2500 рублей в день в 2021 году. Но денег за дополнительные расходы вряд ли можно ждать, но иногда – можно.
Здесь прекрасно видно, что меняется лишь оплата за условия нахождения в командировке.
Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Получить бесплатный доступ на 14 дней
Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.
С 2021 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.
Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.
Какие документы потребует работодатель?
Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.
Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.
Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.
Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:
- уставные и банковские реквизиты отеля;
- паспортные данные проживающего;
- размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
- срок пребывания;
- печать и подпись руководителя гостиницы.
Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.
Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.
С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.
Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.
В общем виде документы для оформления представлены в таблице:
Способ проживания | Подтверждающий документ | Вид оплаты |
Номер в гостинице | Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер | Наличный или безналичный расчет |
Служебное жилое помещение | Счет, договор на предоставление помещения | Безналичный расчет |
Комната в аренду от физ.лица | Договор аренды, расписка | Наличный расчет |
Проживание у родственников | отсутствует | отсутствует |
В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.
Отчетные документы за проживание в квартире
С согласия работодателя сотрудник, направленный в командировку, может снимать не номер в гостинице, а квартиру или комнату в обычной частной квартире. Каким образом он должен доказать свои расходы на проживание в данном случае?
В любом случае затраты на аренду жилья должны подтверждаться письменным договором найма жилого помещения. Договор должен содержать срок аренды и ее стоимость, также необходимо приложить копию документа о праве собственности физлица на квартиру. Если оплата проживания в гостинице в командировке сопровождается выдачей кассового чека или бланка строгой отчетности, то оплата физлицу – владельцу квартиры, произведенная наличными, подтверждается его распиской о получении денег.
В случае, когда поиск подходящего варианта жилья производился при помощи посредников – риэлторов, то для возмещения стоимости их услуг потребуются: договор с агентством недвижимости, акты выполненных работ, чеки и квитанции, подтверждающие оплату.
Оплата проживания без документов в командировке в 2021 году
Оплата проживания в командировке МВД, сотрудникам прокуратуры и иных силовых ведомств производится по единым стандартам. Бюджетные организации устанавливают собственные нормативы возмещения за отели в командировке.
Как правило, предельное значение устанавливается в 1500 рублей. В некоторых случаях данная сумма может быть ниже или немного выше. Но рассчитывать на компенсацию гостиницы в сумме 5000 рублей или более, не следует.
Материал предоставлен журналом /
Р. Ярошенко, налоговый юрист
В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Был задан вопрос насчет возмещения проживания, когда дата начала и окончания служебной командировки совпадают. Первый заместитель министра труда и социальной защиты Андрей Лобович ответил, что при командировании работника в однодневную командировку в пределах Беларуси расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
«Согласно части 6 пункта 15 Положения при ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках в пределах Беларуси возмещение расходов по найму жилого помещения не производится», – пояснил Андрей Лобович.
«При командировании работника в однодневную командировку за границу расходы по найму жилого помещения компенсируются за 1 день. Согласно части 1 пункта 16 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него», – сказал представитель Минтруда.
Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.
Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.
Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2020 году, очень часто все решается в пользу этого работника.
И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.
Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.
Командировка: оформление документов в 2020 году
Так как командировочные удостоверения были отменены, значительно упростилось документальное оформление командировок
Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые действуют в текущем 2019 году и буду «работать» в следующем 2020 году. Объясним, какие документы следует оформить, и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку.
Командировочные удостоверения
Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.
Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял. Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить.
Суточные
Каждая компания вправе установить свой размер суточных. Как правило, условие выдачи и размер суточных оговаривается в коллективном трудовом договоре. Но при этом следует помнить, что на основании статьи 217 НК РФ, максимальный размер суточных, с которых не начисляется НДФЛ, составляет:
1) для командировок по России – 700 рублей,
2) для зарубежных командировок – 2500 рублей.
Как отмечено в пункте 3 статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.
Порядок оформления командировочных
Давайте с вами представим пошаговую инструкцию по порядку оформления документов:
1. Принятие решения о необходимости служебной поездки. Предложение может быть оформлено служебной запиской директора предприятия или его решением.
2. Издание приказа о направлении в командировку.
3. Проставление отметок в табеле учета рабочего времени.
4. Получение от сотрудника авансового отчета и отчета о проделанной работе.
5. Возмещение понесенных расходов «сверх» выданного работнику аванса.
Как правильно издать приказ?
Любая командировка должна оформляться приказом по форме Т-9 или иной форме, утвержденной директором. Приказ издается на основании решения руководителя еще до отъезда сотрудника. В нем указывают:
- ФИО, должность, структурное подразделение командировочного;
- место назначения (страна, город, компания);
- срок и даты поездки;
- цель;
- финансирующая организация;
- основание издания приказа.
Документ визирует руководитель. Также с ним необходимо ознакомить сотрудника, направляемого в командировку.
Оплата жилья без документов в командировке 2020
Дата публикации 23.04.2019
Сотрудник казенного учреждения три дня находился в командировке, жил у родственников, документов на проживание нет. В соответствии с положением о командировании лиц Челябинской области, если нет подтверждающих документов, расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% от размера суточных, которые составляют 200 руб. Таким образом, сотруднику необходимо возместить 60 руб. за сутки. Какими проводками отразить эту операцию в учете, по какой подстатье КОСГУ? Необходимо произвести выплату по авансовому отчету или как заработную плату? Облагается ли эта выплата страховыми взносами?
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Возмещение расходов по найму жилого помещения является одной из гарантий, предоставляемых работникам при направлении в служебную командировку.
В рассматриваемой ситуации командированный сотрудник не представил документы, подтверждающие наем жилого помещения. Однако согласно п. 11 постановления Законодательного Собрания Челябинской области от 26.02.2015 № 2518 (далее — Постановление № 2518) при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% установленного размера суточных за каждый день нахождения в служебной командировке. Таким образом, несмотря на отсутствие подтверждающих документов, эти расходы рассматриваются как расходы по найму жилого помещения.
Возмещение персоналу расходов, связанных со служебными командировками (в т.ч. по найму жилых помещений) отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н).
Обязанность возмещения расходов по найму жилого помещения в служебных командировках подтверждена ст. 168 ТК РФ, а без предоставления подтверждающих документов — п. 11 Постановления № 2518. Поэтому в рассматриваемом случае командированным сотрудником по окончании поездки составляется авансовый отчет, на основании которого ему возмещаются расходы, связанные с командировкой.
Согласно п. 212 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, на счете 208 00 учитываются расчеты учреждения с подотчетными лицами по выдаваемым им под отчет денежным средствам или денежным документам. Соответственно расчеты по возмещению расходов по найму жилого помещения будут отражаться с применением счета 208 26 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».
Учитывая положения инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н (далее — Инструкция № 162н), в бюджетном учете учреждения рассматриваемая ситуация отражается записями:
Дебет КРБ 1 401 20 226 Кредит КРБ 1 208 26 667 — начислено возмещение сотруднику расходов по найму жилого помещения в служебной командировке (п. 84 Инструкции № 162н);
Дебет КРБ 1 208 26 567 Кредит КРБ 1 304 05 226 (1 201 34 610) — выданы сотруднику суммы возмещения расходов по найму жилого помещения в служебной командировке (п. 84 Инструкции № 162н).
Возмещение расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагается страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, далее — Закон № 125-ФЗ).
У сотрудника отсутствуют документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения во время командировки. В таком случае на сумму возмещения таких затрат нужно начислить страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (письмо Минфина России от 09.02.2018 № 03-04-05/7999).
С взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ситуация иная. Возмещение документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Порядок и размеры возмещения сотруднику расходов на наем жилого помещения во время командировки без подтверждающих документов установлены п. 11 Постановления № 2518. Следовательно, несмотря на то, что сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, расходы на возмещение освобождаются от обложения страховыми взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в пределах установленных норм (в рассматриваемой ситуации — 30% от размера суточных).
Расходы на проживание в командировке без документов
Дата публикации 23.04.2019
Сотрудник казенного учреждения три дня находился в командировке, жил у родственников, документов на проживание нет. В соответствии с положением о командировании лиц Челябинской области, если нет подтверждающих документов, расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% от размера суточных, которые составляют 200 руб. Таким образом, сотруднику необходимо возместить 60 руб. за сутки. Какими проводками отразить эту операцию в учете, по какой подстатье КОСГУ? Необходимо произвести выплату по авансовому отчету или как заработную плату? Облагается ли эта выплата страховыми взносами?
Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). При направлении работника в командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных с командировкой (ст. 167 ТК РФ).
Возмещение расходов по найму жилого помещения является одной из гарантий, предоставляемых работникам при направлении в служебную командировку.
В рассматриваемой ситуации командированный сотрудник не представил документы, подтверждающие наем жилого помещения. Однако согласно п. 11 постановления Законодательного Собрания Челябинской области от 26.02.2015 № 2518 (далее — Постановление № 2518) при отсутствии подтверждающих документов расходы по найму жилого помещения возмещаются в размере 30% установленного размера суточных за каждый день нахождения в служебной командировке. Таким образом, несмотря на отсутствие подтверждающих документов, эти расходы рассматриваются как расходы по найму жилого помещения.
Возмещение персоналу расходов, связанных со служебными командировками (в т.ч. по найму жилых помещений) отражается по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н).
Обязанность возмещения расходов по найму жилого помещения в служебных командировках подтверждена ст. 168 ТК РФ, а без предоставления подтверждающих документов — п. 11 Постановления № 2518. Поэтому в рассматриваемом случае командированным сотрудником по окончании поездки составляется авансовый отчет, на основании которого ему возмещаются расходы, связанные с командировкой.
Согласно п. 212 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, на счете 208 00 учитываются расчеты учреждения с подотчетными лицами по выдаваемым им под отчет денежным средствам или денежным документам. Соответственно расчеты по возмещению расходов по найму жилого помещения будут отражаться с применением счета 208 26 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате прочих работ, услуг».
Учитывая положения инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н (далее — Инструкция № 162н), в бюджетном учете учреждения рассматриваемая ситуация отражается записями:
Дебет КРБ 1 401 20 226 Кредит КРБ 1 208 26 667 — начислено возмещение сотруднику расходов по найму жилого помещения в служебной командировке (п. 84 Инструкции № 162н);
Дебет КРБ 1 208 26 567 Кредит КРБ 1 304 05 226 (1 201 34 610) — выданы сотруднику суммы возмещения расходов по найму жилого помещения в служебной командировке (п. 84 Инструкции № 162н).
Возмещение расходов на наем жилья в сумме фактических и документально подтвержденных затрат не облагается страховыми взносами (п. 2 ст. 422 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ, далее — Закон № 125-ФЗ).
У сотрудника отсутствуют документы, подтверждающие расходы по найму жилого помещения во время командировки. В таком случае на сумму возмещения таких затрат нужно начислить страховые взносы на обязательное пенсионное, медицинское, социальное страхование (письмо Минфина России от 09.02.2018 № 03-04-05/7999).
С взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний ситуация иная. Возмещение документально не подтвержденных расходов на наем жилья во время командировок освобождается от обложения страховыми взносами в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством (п. 2 ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Порядок и размеры возмещения сотруднику расходов на наем жилого помещения во время командировки без подтверждающих документов установлены п. 11 Постановления № 2518. Следовательно, несмотря на то, что сотрудник документально не подтвердил расходы на наем жилья, расходы на возмещение освобождаются от обложения страховыми взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний в пределах установленных норм (в рассматриваемой ситуации — 30% от размера суточных).
- Нацбанк и СовМин РБ введут запрет на операции с валютой в Беларуси? Валютное регулирование с 9.07.2021 30.01.2021
- Новый КоАП Республики Беларусь. Текст 24.01.2021
- Зарплата в конвертах. Совещание А. Лукашенко. Наказание за серую зарплату д.б. самым жестоким! 24.01.2021
- Учетная политика 2021. Установлена обязанность представления учетной политики в налоговую ю вместе с балансом учетную политику 23.01.2021
- Сроки сдачи отчетов 1-мп (микро) и 1-мп за 2020 год 22.01.2021
Любое задание, касающееся работы, подразумевает сдачу отчетности о его выполнении.
Особенно это актуально в отношении служебной командировки. Работник, отправляясь за пределы города с определенным поручением от руководства, должен по возвращении иметь при себе отчетные документы для командировочных.
Это правило обязательно для всех сотрудников предприятия. Служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч.
1 ст. 166 ТК РФ). В современных условиях практически ни одно предприятие не обходится без направления сотрудников в рабочие поездки. 4 основных вида и причины направления в командировки:
- решение производственных задач по России или за рубежом,
- поездка работника в обособленное подразделение, находящееся вне места постоянной работы,
- посещение сотрудником подразделения головного офиса организации,
- обязательное обучение за пределами населенного пункта для подтверждения квалификации (например, врачи медицинских учреждений обязаны проходить обучение и подтверждать свой сертификат каждые пять лет).
В командировки направляются только работники, состоящие в трудовых отношениях с работодателем. Организация обязана возместить сотруднику понесенные расходы.
Распоряжение о направлении сотрудника в командировку должно быть оформлено письменно, например, в виде приказа.
Данный вывод следует из абз. 2 п.
3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в соответствии с ч.
2 ст. 166 ТК РФ. Приказ составляется в трех экземплярах:
- Второй — в бухгалтерию организации, занятую непосредственно расчетом командировочных расходов, для выдачи аванса.
- Еще один экземпляр остается у работника на руках. Надо предъявить его в месте командировки.
- Один экземпляр отдается в расчетную группу для начисления средней зарплаты работнику за период командировки.
Приказ подписывается руководителем и самим работником, это подразумевает согласие на поездку. Необходимо его согласование с отделом кадров и некоторыми другими службами. В документе оговаривается:
- цель и срок пребывания,
- источник средств (в бюджете это имеет большое значение).
- место направления,
Срок служебной командировки — это период, длящийся со дня выезда работника по день возвращения из нее.
Ни дня без инструкций × Ни дня без инструкций
- Сервисы:
Роль служебных командировок в деятельности предприятия невозможно переоценить. В этой статье поговорим об оплате и документальном оформлении командировочных расходов. 15 января 2021 Автор: Евдокимова Наталья Служебной командировкой называют поездку сотрудника организации вне места постоянной работы, с целью выполнения служебного задания, на определенный срок.
Для такой категории лиц сохраняются все гарантии возмещения затрат, связанных с оплатой проживания в гостинице в командировке. Такие траты возмещаются им в полном размере Минобороны РФ. Нормативы выплат для них устанавливаются в зависимости от занимаемого им поста и статуса военного.
Учитывая, что законодательно не устанавливаются пределы возмещения понесенных затрат, каждый работодатель определяет их границы по своему желанию. Размер компенсации может варьироваться из-за вида служебной поездки – на территории субъектов, в границах России и за её пределами – и может составлять от 1500 до 3500 руб.
Командировочные расходы в 2021 году
Оплата проживания в гостинице в командировке предполагает наличие приказа о направлении в служебную поездку и документов, подтверждающих расход собственных денежных средств.
При этом закон устанавливает обязанность организации компенсировать такие расходы сотрудника в служебной поездке. Однако его положениями не определены нормативы возмещения.
Поэтому каждый работодатель устанавливает их по своему усмотрению (поэтому важно уделить внимание тому, как проходит оформление командировок в 2018 году).
Как правило, предельное возмещение устанавливается в сумме 1500 – 3500 рублей. Но размер компенсации оплаты за проживание в командировке зависит и от вида служебной поездки – в пределах региона, в пределах России и за рубежом.
Важно
Говоря о лимитах возмещения организации расходов, нужно учитывать важный момент. Это уплата налога на доходы. По сути, компенсация затрат на проживание в командировке не является доходом и не может им быть.
- Но данное правило можно использовать как лазейку и получать избыточно большое возмещение. Поэтому законом определено правило, по которому НДФЛ не удерживается, если расход за жилье не превысил 3500 рублей.
- В этом случае, работник получает полное возмещение без налоговых включений.
- Когда размер превышает 3500 рублей, он может получить и большее возмещение. Но в суммы, которая будет выше 3500 рублей, бухгалтерия обязана удержать 13% налог на доходы.
Кстати, здесь можно прочитать про то, что такое служебное задание на командировку, и по какому образцу оно оформляется в 2018 году.
Бюджетные организации стараются всячески сэкономить бюджетные средства. Поэтому, они устанавливают наименьшие нормативы из возможных. Поэтому, перечисление возмещения на жилье, как правило, не превышает 2000 рублей за сутки.
При этом работник организации должен соблюсти установленную процедуру:
- При направлении в поездку нужно получить в объекте размещения специальный документ, подтверждающий расходы. Это может быть справка, которая подтверждена кассовым чеком. Надо сказать, что единой формы справок нет. Каждый объект размещения вправе выдавать собственные подтверждающие документы. Но прикладывать кассовый чек нужно во всех случаях, именно этот документ удостоверяет факт зачисления средств на счет объекта;
- После получения указанных бумаг, их нужно сдать в отдел бухгалтерии и написать заявление с просьбой компенсировать понесенные затраты;
- Обычно компенсационные средства за проживание во время служебной поездки зачисляются сотруднику при получении им ближайшей заработной платы или аванса.
Следует указать, что оплата проживания в командировке в бюджетной организации может предполагать и авансовую систему. То есть сотрудник получает деньги наличными под отчет. А после окончания служебной поездки он предъявляет документы, подтверждающие затраченные деньги.
Оплата проживания в командировке без документов возможна только по согласованию с работодателем.
- Ведь бухгалтерскому отделу необходимо будет находить иные основания для перечисления денежных средств работнику.
- Дело в том, что оплата за жилье происходит только при наличии удостоверяющих такие затраты документов. Если же их нет, то у бухгалтерии не будет оснований для проведения указанных перечислений.
- Соответственно, при отсутствии подтверждающих документов возможен только компромиссный вариант. Ведь невозможно будет удостоверить факт затрат сотрудника и проверить их обоснованность и фактическое наличие.
Существуют определенные правила, по которым производится возмещение за жилье в командировке. Следует указать, что закон устанавливает основное правило, согласно которому, такие убытки должны компенсироваться за счет средств работодателя. А в развитии данного положения каждая организация вправе принимать собственные внутренние нормативные акты.
Основные правила возмещения расходов за жилье, можно представить в следующем виде:
- необходим приказ о направлении в деловую поездку. В бюджетном учреждении такие приказы издаются во всех случаях. Это необходимое условие, которое подтверждает, что сотрудник действует в интересах работодателя;
- покрытие затрат производится на основании подтверждающих документов. Это означает, что сотрудник обязан предоставить руководству справки из гостиницы об оплате. В государственном учреждении, такие справки являются основным документом для возмещения расходов;
- в некоторых случаях, учреждения устанавливают пределы для возмещения. Подобные правила наиболее характерны для государственных органов. Это делается в целях сбережения бюджетных средств. Например, бюджетная организация может установить предельную сумму возмещения в 1500 рублей или более. В целом, учреждения стараются установить как можно меньший лимит для сотрудников.
При этом необходимо указать, что государственные органы не могут отказать сотруднику в оплате за проживание в командировке. При наличии приказа и предоставлении подтверждающих документов, организации, в том числе и бюджетные, обязаны компенсировать указанные затраты.
Такой вариант возможен только при наличии согласия руководства. Возмещение за гостиницу без подтверждающих документов допускается при наличии соответствующей договоренности с работодателем.
Следует отметить, что в бюджетных организациях данный вариант невозможен. Бухгалтерия бюдж��тной организации просто не будет иметь оснований для возмещения затрат без подтверждающих оплату документов. Подобное перечисление невозможно будет провести.
Только коммерческие компании имеют такую возможность. В этом случае, работнику выдаются денежные средства на весь период в определенном размере. Как правило, сотрудник должен предоставить распечатку с любого сервиса по бронированию гостиниц. Если стоимость проживания устроит руководство, то сотрудник получит возмещение в указанном размере.
Указанные расходы следует компенсировать по коду 112, подстатьи 212 КОСГУ. Данный вариант является правильным и соответствует нормам законодательства и положением постановлений правительства.
Такая кодировка необходима для работников бухгалтерии. Она не нарушит положения закона о бухгалтерском учете. Соответственно бухгалтер будет прав и не понесет ответственность за неправильное проведение платежа.
Оплата проживания в командировке МВД, сотрудникам прокуратуры и иных силовых ведомств производится по единым стандартам. Бюджетные организации устанавливают собственные нормативы возмещения за отели в командировке.
Как правило, предельное значение устанавливается в 1500 рублей. В некоторых случаях данная сумма может быть ниже или немного выше. Но рассчитывать на компенсацию гостиницы в сумме 5000 рублей или более, не следует.
Материал предоставлен журналом /
Р. Ярошенко, налоговый юрист
В дороге с командированным работником может приключиться всякое. Например, он может потерять документы, подтверждающие проезд и проживание. Как в таком случае компенсировать его расходы и не «попасть» на налоги?
Чем подтвердить проезд?
Расходы командированного работника должны подтверждаться оправдательными документами. Исключением из этого правила являются только суточные. Они выплачиваются за каждый день нахождения в командировке, и их общая сумма фиксируется только в авансовом отчете. Никакие отчетные документы по израсходованным суточным к авансовому отчету прилагать не нужно.
Был задан вопрос насчет возмещения проживания, когда дата начала и окончания служебной командировки совпадают. Первый заместитель министра труда и социальной защиты Андрей Лобович ответил, что при командировании работника в однодневную командировку в пределах Беларуси расходы по найму жилого помещения не возмещаются.
«Согласно части 6 пункта 15 Положения при ежедневном возвращении командированного работника к месту жительства, а также однодневных командировках в пределах Беларуси возмещение расходов по найму жилого помещения не производится», – пояснил Андрей Лобович.
«При командировании работника в однодневную командировку за границу расходы по найму жилого помещения компенсируются за 1 день. Согласно части 1 пункта 16 Положения возмещение расходов по найму жилого помещения за границей осуществляется без представления подтверждающих документов в размерах, установленных в приложении 2 к Положению, включая дату прибытия к месту командировки и дату выбытия из него», – сказал представитель Минтруда.
Итак, следует вывод, что заявления работника с просьбой оплатить расходы на проезд, а также положительной резолюции или приказа руководителя об их возмещении недостаточно для того, чтобы компенсация не включалась в доход работника и учитывалась в налоговых расходах.
Полностью возместить сотруднику его расходы и не платить лишних налогов можно, например, запросив дубликаты билетов и справку, подтверждающую факт их покупки, в кассе вокзала или аэропорта. Выдача подобных документов для них не редкость.
Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2020 году, очень часто все решается в пользу этого работника.
И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.
Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.
Суммы компенсации не подтвержденных документально командировочных расходов по найму жилья не облагаются НДФЛ, но в пределах, установленных п. 3 ст. 217 НК РФ, а именно:
- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации;
- не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в командировке за границей.
Если работодатель, в соответствии с коллективным договором или иным локальным нормативным актом возмещает работникам большие суммы, то на разницу между установленным пределом и фактически выплаченной компенсацией начисляется НДФЛ (Письма Минфина России от 28.04.2010 N 03-03-06/4/51, от 31.10.2008 N 03-04-06-01/327, от 05.02.2008 N 03-04-06-01/30, УФНС России по г. Москве от 01.11.2007 N 28-11/).
Аренда квартиры, комнаты у частного лица или же совместное проживание с ним тоже предусматривает за собой письменный договор (документ), в котором должны быть указаны: оплата за найм (стоимость), срок (на который арендуется), обязанности и различные права арендодателя. А для заключения договора потребуются лишь паспорт обоих лиц.
Очень рекомендуется проверить все документы арендодателя и убедиться в том, что это именно его квартира или комната, попросить выписку и докум��нт о правах собственности. Проблем со всем этим возникнуть не должно, если арендодатель окажется добросовестным человеком, да и если он сдает квартиру не в первый раз, то уже привык к таким вопросам и просьбам и для него это нормально.
Бухгалтеры, что представляют организацию, в которой берущий найм человек работает, хотят, чтобы ему обязательно оформили все доверенности на то, чтобы заключить договор на имя той самой организации. Но чаще всего – это необязательно.
Если имеется определенный к этой теме приказ от директора этой фирмы, в котором написано, зачем, куда и для чего работник отправился, на какую работу и т.д.
, и договор об аренде жилья, который дается на определенное время (насколько по времени действует данный приказ), у бухгалтера не возникнет к вам претензий.
Выбор места проживания в командировке определяется территориальным удобством, бюджетом и прочими критериями. В качестве места проживания могут выступать отели, гостиницы, служебное жилье, съемные квартиры или их часть. В случае с квартирой или комнатой возможна как посуточная аренда у сторонних арендодателей, так и проживание у знакомых или родственников командированного сотрудника.
Если сотрудник во время командировки проживает в гостинице или отеле, он получает возможность пользоваться услугами, входящими в стоимость проживания — питание, уборка номера, парковка и т.п. Не смотря на то, что такой вариант является наиболее распространенной практикой, некоторые компании всё же снимают квартиры на постоянной основе или оформляют их в собственность. Такой формат называется служебным жильем, где сотрудники компании при выполнении служебных заданий могут также временно останавливаться.
Если же речь идет о временной аренде квартиры или комнаты для командированного сотрудника, то ему для подтверждения расходов потребуется соглашение о данном способе проживания, а также договор с арендодателем, к которому должна быть прикреплена расписка хозяина о получении оплаты.
Если в населенном пункте, куда отправляется работник, проживают его родственники или знакомые, при желании он может остановиться у них. В этом случае, при условии, что сотрудник проживает бесплатно, компенсировать ничего не нужно.
Постановление № 176 вступило в силу с 23 марта 2020 года.
До этого действовал иной нормативный документ, предлагающий не интересный для работника размер возмещения расходов по найму жилого помещения в случае непредставления подтверждающих документов.
Согласно п. 1 постановления Минфина от 16.06.2016 № 48 «Об установлении размеров возмещения расходов при служебных командировках» при командировках в пределах Беларуси расходы по найму жилого помещения, не подтвержденные документами об оплате, компенсировались по 2 руб. 50 коп. в сутки.
Естественно, работнику невыгодно было «терять» документы по расходам на жилье. Понятно, что за 2,5 руб. в сутки жилье никак не снимешь, даже если заселиться всей компанией в сдаваемую квартиру. Работникам было выгодно снять жилье, получить документы, подтверждающие оплату, и предъявить нанимателю к возмещению в пределах установленных законодательством норм.
Такая же ситуация и с зарубежными командировками.
Ранее согласно п. 16 Инструкции о порядке и условиях предоставления гарантий и компенсаций при служебных командировках за границу, утв. постановлением Минтруда и соцзащиты от 30.07.2010 № 115, при командировании работников за границу оплата расходов по найму жилого помещения (исключая время нахождения в пути) при отсутствии подтверждающих документов осуществлялась в размере 5% от нормы расходов по найму жилого помещения. Работникам коммерческих организаций – в размере, не превышающем 20% от нормы расходов по найму жилого помещения.
Существует единственный способ снизить расходы по найму жилья – рассчитываться за помещения для проживания работников безналом.
Согласно п. 17 Положения № 176 при оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей сторонойжилого помещения возмещение расходов по найму жилого помещения не производится.
Таким образом, если наниматель (направляющая сторона) обеспечивает работника жильем, оплатив его по безналичному расчету, даже если расходы окажутся по факту в размере меньшем, нежели определено в приложениях 1 и 2, возмещать работнику при возврате из командировки наниматель ничего не должен.
Если организация выдает работнику аванс на командировку (наличные деньги) и работник сам в командировке снимает жилье, возмещать расходы по найму жилого помещения этому работнику независимо от того, предоставил он подтверждающие документы на меньшую от нормы сумму или нет, наниматель обязан в размерах, определенных в приложениях 1, 2.
Если работнику выдана в командировку корпоративная карточка (открытая к счету организации), несмотря на то что при оплате жилья денежные средства со счета организации перечисляются на счет гостиницы напрямую, считается, что работник не обеспечен нанимателем жильем в командировке. Возмещение будет аналогично расчетам наличными денежными средствами.
Никого не должна дезориентировать ситуация, когда работник при возвращении из командировки предоставит подтверждающие документы о стоимости жилья в меньшем размере за 1 сутки, нежели определено в приложениях 1, 2, а по выписке к счету, к которому открыта корпоративная карточка, пройдут данные суммы расходов. Наниматель должен возместить работнику разницу между фактически понесенными расходами на жилье, оплаченными корпоративной карточкой, и суммой расходов за наем ж��лого помещения, рассчитанной в соответствии с приложениями 1, 2.
Распоряжение о направлении сотрудника в командировку должно быть оформлено письменно, например, в виде приказа. Данный вывод следует из абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 в соответствии с ч. 2 ст. 166 ТК РФ.
Приказ составляется в трех экземплярах:
- Один экземпляр отдается в расчетную группу для начисления средней зарплаты работнику за период командировки.
- Второй — в бухгалтерию организации, занятую непосредственно расчетом командировочных расходов, для выдачи аванса.
- Еще один экземпляр остается у работника на руках. Надо предъявить его в месте командировки.
Приказ подписывается руководителем и самим работником, это подразумевает согласие на поездку. Необходимо его согласование с отделом кадров и некоторыми другими службами.
В документе оговаривается:
- место направления,
- цель и срок пребывания,
- источник средств (в бюджете это имеет большое значение).
Проживание без подтверждающих документов
Если бумаги, которые могут подтвердить все расходы на найм жилья в месте командировки нет, это не значит, что работника не ждет компенсация, так как сейчас, в 2021 году, очень часто все решается в пользу этого работника.
И так понятно, что уезжая, у физического лица должно быть где-то жилье, и организация, на которую он работал, просто обязана выдать ему хоть какую-то часть средств на покрытие подобных расходов. Бывает так, что эти средства могут списаться из уже выданного аванса. Организация сама выделяет сумму, а ее величина все равно будет меньше настоящей затраты работником.
Важно! Если есть возможность, то можно запросить среднюю цену на найм жилья у агентства недвижимости и отталкиваться от этой, средней цены во всех остальных разбирательствах.
Для чего это нужно? При судебных разбирательствах без документов, руководствуясь лишь словами (если до такого дойдет), судья не будет разбираться, и дело сойдет к нулям.
Командировочные, естественно, будут выплачены, а вот с этими, сторонними затратами на жилье, без документов, ожидать чего-то большего – не получится.