Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учебный отпуск: как оплачивается образец заявления оформление». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Заявление на учебный отпуск на сегодняшний день не имеет унифицированного образца, так что работники предприятий и организаций вправе писать его произвольном виде или по внутреннему шаблону фирмы. При этом надо следовать нормам делопроизводства в плане структуры документа, а также учитывать правила русского языка.
Условия предоставления отпуска по учебе
Процедура предоставления рассматриваемого типа отпуска разобрана в гл.26 ТК РФ. На данный тип отпуска вправе претендоватаь не все сотрудники, получающие параллельно с работой какое-либо образование. Для использования гарантий, предоставленных гл.26, необходимо выполнение ряда обязательных условий:
- Получаемое образование является первым для работника (из этого условия возможны исключения – по договоренности с руководством работник может рассчитывать на дополнительные выходные оплачиваемые дни в связи с учебой при повторном обучении, также такое возможно, если данный момент отражен в локальном документе фирмы или трудовом соглашении с трудящимся);
- Присутствие у учебного учреждения аккредитации государственного типа, этот момент должен документально подтверждаться, при возникновении сомнений у работодателя в наличии таковой у учебного заведения он может потребовать предъявить копию соответствующего документа, свидетельствующего о присутствии лицензии на оказание образовательных услуг;
- Успешность обучения – обучающийся должен быть допущен к экзаменам или аттестации и не иметь долгов по предыдущим периодам
Для получения отпуска по учебе достаточно соблюдения указанных трех условий. Для получения оплаты за отпускные дни нужно также выполнение условия по форме обучения. Оплате из расчета среднего заработка подлежит только дополнительный отпуск при получении образования в заочной или очно-заочной форме.
Чем отличается учебный отпуск от ежегодного
Ежегодный основной отпуск и учебный – это совершенно разные периоды, предоставляемые самостоятельно без связи друг с другом. Использование в текущем рабочем году учебного отпуска не лишает сотрудника права на основной ежегодный.
| Учебный | Ежегодный | |
| Кому положен | Сотрудникам, совмещающим учебу с работой | Всем сотрудникам без исключения, с которыми подписано трудовое соглашение |
| Продолжительность | Устанавливается справкой-вызовом, ограничивается ТК РФ в зависимости от типа образования и года обучения | Регулируется ТК РФ и может быть увеличена по желанию работодателя |
| Условия предоставления | Обязательно выполнение трех условий:
|
Достаточно выполнения одного условия – наличия заключенного трудового договора |
| Оплата | Оплачивается, если обучение заочное или очно-заочное | Оплачивается всем отпускникам |
| Перенос | Не переносится.
Если в период, указанный в справке-вызове отпуск не истрачен, то он сгорает |
Неистраченные отпускные дни можно перенести на последующие периоды |
| Компенсация | Не производится | Неиспользованные дни компенсируются деньгами при увольнении |
Условия предоставления учебного отпуска.
1. Обучение должно проходить по заочной или очно-заочной форме.
На очную форму или так называемое дневное обучение гарантии ст. 173 ТК РФ не распространяются. Иными словами, если учеба проходит с отрывом от работы и предполагает обязательное посещение лекций, семинаров и практик, то учебные отпуска (с оплатой или без нее) не полагаются. Работнику, который поступил на очное отделение института и при этом продолжает работать, придется выкручиваться самостоятельно.
2. Необходима государственная аккредитация образовательной программы.
Раньше значение имело наличие государственной аккредитации у образовательного учреждения, а теперь важно, чтобы такую аккредитацию имела образовательная программа (ч. 1 ст. 173 ТК РФ). Образовательные организации размещают подобную информацию на своих сайтах.
Эту информация о государственной акредитации указывается в справке-вызове в специальной строке.
Если работодатель захочет проверить аккредитацию образовательной программы, то найти эти сведения можно через интернет, либо обратившись в конкретное образовательное учреждение.
3. Образование по этому уровню должно проходить впервые.
Работнику полагается учебный отпуск только при получении образования соответствующего уровня впервые (ч. 1 ст. 177 ТК РФ). Разобраться с уровнями образования и определить, какое из них первое, а какое — последующее, поможет Закон № 273-ФЗ.
Важно помнить о двух уровнях профобразования: бакалавриат — первый уровень и специалитет, магистратура — второй уровень. Если у сотрудника степень бакалавра, но он поступил в магистратуру, то гарантии по ст. 173 ТК РФ ему полагаются, так как уровни образования отличаются и к тому же второе выше по статусу (ч. 5 ст. 10 Закона № 273-ФЗ).
Случаи, когда образование считается вторым (последующим), а значит, работодатель вправе отказать сотруднику в учебном отпуске, перечислены в ч. 8 ст. 69 Закона № 273-ФЗ. Гарантии, предусмотренные для работников-студентов не получат те, кто обучается:
а/по программам бакалавриата или программам специалитета — лицами, имеющими диплом бакалавра, диплом специалиста или диплом магистра;
б/по программам магистратуры — лицами, имеющими диплом специалиста или диплом магистра.
Иными словами, бакалавр «Экономики» (по диплому), поступивший на бакалавра по направлению «Юриспруденция», не сможет претендовать на оплачиваемый учебный отпуск; это одинаковый уровень образования. То же относится и к магистру юриспруденции, который захочет сменить сферу и пойдет учиться на журналиста. Лимит целевых отпусков он уже исчерпал, получая первое юридическое образование.
Таким образом, если работник отвечает указанным требованиям, то учебный отпуск следует оформить. В противном случае работодателю грозит иск с высоким риском проигрыша. Сотрудник взыщет деньги за дополнительный отпуск, проценты за нарушение сроков выплаты, компенсацию морального вреда и расходы на проезд к месту учебы и обратно. Это подтверждает судебная практика.
Причем аналогичные последствия могут ждать компанию и при получении работником второго высшего образования. В этом случае суд будет выяснять, заключен ли между сторонами ученический договор. Если выяснится, что работодатель направил сотрудника на обучение независимо от того, что он уже является специалистом в другой области, то суд, в силу ч. 1 ст. 177 ТК РФ, может встать на сторону работника. В итоге он получит и оплату учебного отпуска, и проценты, и моральный вред.
Сокращение срока учебного отпуска
Еще один неоднозначный вопрос касается сокращения срока учебного отпуска. Иногда работники по собственной инициативе или по просьбе руководителей хотят уйти на сессию позже или вернуться на работу раньше срока, указанного в справке-вызове.
Роструд в п. 1 письма от 12.09.2013 № 697-6-1 ответил на него отрицательно, обосновав это целевым назначением учебного отпуска. Чиновники считают, что продолжительность отпуска должна остаться неизменной независимо от обстоятельств, просьб работника и других условий. Иными словами, стороны не вправе менять период, указанный в справке-вызове из вуза.
Поэтому учебный отпуск нужно оформить на весь период, а при необходимости оформлять с работниками-студентами гражданские договоры.
А вот если работнику не хватает отпуска для сдачи «хвостов», то ему придется просить работодателя об отпуске за свой счет.
Удержание выплаченных сумм учебного отпуска с работника
С недобросовестного работника работодатель может удержать деньги за учебный отпуск.
Период учебного отпуска определяет образовательное учреждение. В справке-вызове указывают даты начала и окончания отпуска, продолжительность в календарных днях. Этот срок отражают в приказе.
Иногда работники сдают экзамены досрочно. Работодатели узнают об этом из отрывной части справки-вызова, так называемой справки-подтверждения. В ней указывают ФИО студента, название вуза и фактический срок обучения. Работники приносят подтверждение после сессии и бывает, что окончательные даты отличаются от указанных в справке-вызове.
Некоторые работодатели расценивают подобное расхождение как основание для удержания с сотрудника сумм, которые он получил до начала учебного отпуска. Но работники оспаривают такие действия руководства. Суды не видят причин для удержаний, поскольку в ст. 137 ТК РФ нет такого повода, как завершение полного курса обучения до истечения учебного отпуска.
Бывает и другая ситуация: работник «проваливает» сессию, не сдает экзамены, и его отчисляют из вуза за неуспеваемость. В этом случае удержать отпускные также нельзя, поскольку неудовлетворительный результат обучения не относится к основаниям удержаний, перечисленным в ст. 137 ТК РФ. По этой же причине работнику не придется возвращать полученные на учебный отпуск суммы и если он не вернет отрывную часть справки-вызова.
Сложнее, когда сотрудник, отучившись за счет работодателя, увольняется до окончания срока, предусмотренного ученическим договором. Некоторым работникам не удается оспорить удержание отпускных, и суды занимают сторону работодателей.
Но не все придерживаются подобной точки зрения. Есть мнение, что к работнику нельзя предъявлять требование о возмещении среднего заработка, выплаченного за время учебного отпуска. Работодатель вправе рассчитывать на возмещение затрат, связанных с обучением работника, если он уволился до оговоренного срока (ст. 249 ТК РФ). Под такими затратами понимают стоимость обучения, расходных материалов, дополнительных занятий и т. п. Однако оплата ученических отпусков — гарантия, предусмотренная ст. 173 ТК РФ. У работодателя нет полномочий отменить ее в одностороннем порядке, так как она установлена на государственном, а не локальном или договорном уровне.
У работника, который считает, что ему незаконно отказали в отпуске, есть 3 месяца на обращение в суд (ч. 1 ст. 392 ТК РФ). В случае пропуска этого срока без уважительных причин он проиграет дело. Поэтому в схожих ситуациях стоит настроиться на судебные разбирательства и пытаться убедить суд, что средний заработок за учебный отпуск входит в состав расходов компании, предусмотренных ученическим договором. А вот шансы получить деньги с недобросовестного работника-студента у работодателя велики.
Возникает вопрос, Меняется ли продолжительность учебного отпуска, если на его период пришелся праздник?
Срок учебного отпуска остается таким, как указано в справке-вызове. Оплатить нужно все дни (обычные, праздничные), приходящиеся на период такого отпуска.
Для ежегодных оплачиваемых отпусков, на период которых пришелся праздник (ст. 112 ТК РФ), предусмотрено специальное правило: праздничный день не включается в число календарных дней отпуска (ч. 1 ст. 120 ТК РФ). Фактически это дает работнику возможность отдохнуть подольше.Некоторые работодатели применяют эту норму и в отношении учебного отпуска, причем своеобразно. Они исключают праздники из периода такого отпуска, сокращая его общую продолжительность. Это неудачное решение, которое работник сможет оспорить в суде. Правило, установленное ст. 120 ТК РФ, не распространяется на учебные отпуска, так как они не относятся к ежегодным отпускам, а предоставляются на определенный период в зависимости от программы обучения. К тому же работнику полагается средний заработок за все время учебного отпуска, включая нерабочие праздничные дни.
Образец заявления на учебный отпуск с сохранением заработной платы
Если работник одновременно работает и учится, то он неизбежно будет вынужден брать отпуск для сдачи сессии. При этом подобные периоды будут весьма продолжительными. Соответственно, отсутствие на работе, необходимо оформлять.
Сделать это возможно путем предоставления специального отпуска на время сессии. Указанный порядок предусмотрен законодательством о труде. Учебный отпуск предоставляется на основании соответствующего заявления, которое необходимо правильно написать.
Чтобы правильно написать заявление на учебный отпуск, работник должен соблюдать правила, установленные законом, а также внутренние положения о делопроизводстве.
К числу основных условий, которым должен соответствовать документ, следует отнести такие моменты:
- необходимо четко указывать необходимый период. При необходимости, получить данные сведения можно в учебном заведении. К подобной просьбе гарантированно отнесутся с пониманием;
- правильно написать обращение необходимо с указанием конкретного учебного заведения. Ведь работодатель имеет право проверить такую информацию и убедиться в наличии ВУЗа и факте обучения в нем работника;
- нужно написать причину предоставления отпуска. Ею и станет период сдачи экзаменов.При этом следует предоставить работодателю документы, которые послужат подтверждением факта сдачи экзаменов именно в это время.
Процедура получения отпуска
Как уже было сказано выше, главным документальным основанием для получения учебного отпуска будет являться письменное заявление, составленное заинтересованным сотрудником. Однако, помимо этого, в обязанности служащего будет входить и предоставление иных важных документов. К таковым можно отнести следующие:
- Справку-вызов из заведения, в котором обучается сотрудник. Данный документ составляется уполномоченным специалистом в соответствии с установленной формой. В нем обязательно должно быть описано какое-либо образовательное мероприятие, для которого сотруднику требуется отпуск.
- Документальные подтверждения того факта, что заведение, в котором обучается служащий, имеет государственную аккредитацию. В большинстве случаев таким подтверждением будет являться официальное свидетельство. К заявлению необходимо будет прикрепить его копию.
- Дополнительные документы, которые смогут подтвердить тот факт, что данная процедура получения образования является первой для подчиненного.
В заявлении, которое будет составлено не имя непосредственного руководителя, обязательно нужно указать следующие важные сведения:
- основную информацию относительно необходимости предоставления отпуска по причине обучения сотрудника;
- главное основание для оформления отдыха. Здесь нужно указать конкретное мероприятие, которое и будет являться непосредственной причиной для ухода в отпуск;
- точный период оформляемого отпуска. Здесь необходимо учесть, что в данный период должно быть включено время, которое затрачивается сотрудником на регулярный проезд в учебное заведение и обратно. В некоторых случаях сотрудник дополнительно сможет претендовать и на получение небольшой компенсации от своего работодателя, которая частично покроет расходы на проезд;
- информацию относительно оплаты оформляемого отпускного периода. Если сотрудник желает получить компенсацию за учебный отпуск, ему необходимо будет указать ссылки на соответствующие статьи ТК РФ, а также иные нормативно-правовые акты;
- данные о других документах, которые прилагаются к этому заявлению и теперь будут являться его неотъемлемой частью. Здесь необходимо указать номер такого документа, а также дату его создания.
Образец заполнения заявления
Заявление работник может составить в произвольном виде. Чтобы работодатель принял документ, необходимо обеспечить в нем наличие таких реквизитов:
- Данные о том, к кому обращается заявитель – сведения об организации и ее представителе;
- Название бумаги;
- Заголовок – можно сформулировать в зависимости от назначения отпуска, допускается отсутствие данного реквизита;
- Просьба предоставить выходные дни с сохранением оплаты, дополнительно просьбу можно подкрепить ссылкой на ТК РФ;
- Длительность необходимого отпускного периода, начальная и конечная даты;
- Причина данной потребности – прохождение промежуточной/итоговой аттестации, подготовка и защита выпускной работы, сдача госэкзаменов и т.д.;
- Наименование учебного учреждения;
- Реквизиты прилагаемой справки-вызова;
- Личная подпись работника;
- Дата написания заявления.
Бумага вместе со справкой-вызовом сдается работодателю, можно непосредственно перед началом отпускного периода. Документ проходит регистрацию в журнале входящей документации, далее применяется для дальнейшего формирования приказа.
Учебный отпуск в магистратуре нужно оплатить
Работник организации поступил в магистратуру. Спустя некоторое время он обратился с заявлением о предоставлении ему учебного отпуска.
Кадровик сомневается, оплачивается ли учебный отпуск в магистратуре, при условии уже имеющегося у работника высшего образования. Поможем кадровику разобраться в данном вопросе. В общем случае, сотрудники, получающие образование, в образовательных организациях, имеющих государственную аккредитацию по программам бакалавриата, специалитета и магистратуры по заочной и очно-заочной формам обучения, имеют право на учебный отпуск.
Причем дополнительный отпуск, связанный с получением сотрудником образования, оплачивается только при условии, что образование данного уровня работник получает впервые.
Муниципальное общеобразовательное учреждение
Учебный отпуск следует правильно рассчитать и полученную сумму учесть при расчете отдельных видов налогов, а также страховых взносов во внебюджетные фонды.
Рассмотрим, как оплатить и рассчитать учебный отпуск, который можно предоставить как с сохранением среднего заработка, так и без сохранения.
Пример. Работник проходит итоговую государственную аттестацию сроком до 4 месяцев при получении высшего образования по программе бакалавриата. За этот период за ним сохраняется средний заработок. Но если работник проходит вступительные испытания в такое образовательное учреждение, то средний заработок уже не платится. Работник может рассчитывать только на сохранение за ним места работы на период вступительных испытаний.
Средний заработок за время нахождения работника в учебном отпуске следует вовремя выплатить. Распространенный вопрос: «Выплаты к учебному отпуску так же, как к очередному, осуществляем за 3 дня до отпуска?»
Да, именно так (ч. 9 ст. 136 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-1).
Средний заработок работник должен получить до начала учебного отпуска. Выплачивать средний заработок после того, как работник принесет справку-подтверждение, ошибочно.
У вас может возникнуть другой вопрос: что делать, если работник не принес справку-подтверждение? В бухгалтерском учете следует сделать сторнировочные записи на сумму среднего заработка, выплаченного работнику до начала отпуска.
Сотрудник имеет все права претендовать на получение отпускного времени в соответствии с Трудовым кодексом (ТК РФ), если он проходит обучение этой категории первично. К примеру, когда он уже имеет одно образование высшей категории, то при получении ещё одного, он не имеет шансов претендовать на такую возможность.
Однако в ситуации, если руководство самостоятельно направляет сотрудника на обучение, чтобы получить новые профессиональные знания и был заключён соответствующий договор, получение ученического отпуска за установленную оплату является обязательным условием.
Стоит сконцентрировать внимание ещё на одном аспекте: в рамках законодательства получение отпуска является обязательным только в той ситуации, если студент осуществляет ученическую деятельность в образовательном учреждении, которое смогло получить аккредитацию на государственном уровне.
Подтверждение выглядит в виде справки, которая отправляется на место работы ВУЗом, колледжем или техникумом.
Можно ли работать в отпуске
Поскольку это целевой отпуск, не предполагающий ухода работника на отдых, осуществление рабочей деятельности в производственных целях не предусматривается. Но существует ряд ситуаций, когда подобная ситуация может стать допустимой.
На основании правительственного постановления 1156, можно осуществить перенос экзаменационных сдач для служащих по контракту. При этом, за военнообязанным предоставляется право сдать экзамены по возвращению с учений или боевой операции.
Отпуск, предоставляемый для обучения, является целевым и его использование возможно только при предъявлении специальной справки с учебного учреждения на определённый промежуток времени. Что касается планового отпуска, то его можно использовать согласно табельному расписанию в запланированный месяц.
Поскольку не предоставить любой из видов отпуска работодатель не имеет права, то сотрудник может согласовать перенос планового отпуска на другое время в соответствии с действующим ТК.
Несмотря на то, что законом не установлены требования к оформлению заявления, следует избегать ошибок при составлении.
Приведем некоторые типичные ошибки.
Ошибка №1. Отсутствие подтверждения необходимости отпуска. Работник при подаче заявления не прикладывает справку-вызов. В таком случае работодатель делает вывод, что сотрудник берет отпуск для ликвидации задолженности, и отказывается его оплачивать.
Ошибка №2. Сотрудник подает заявление после начала сессии. Работодатель вправе не принимать заявление в случае просрочки подачи, если работник не объяснит причины, по которым образовалась задержка.
Ошибка №3. Работник обязан составить заявление корректно. Если заявление составлено как для предоставления ежегодного отпуска, то изменить причины заявления потом не удастся. Как мы уже отмечали выше, на основании заявления составляется ряд документов, которые не подлежат изменению.
Ошибка №4. Недостаточно документов, подтверждающих информацию. При составлении заявления крайне важно указать номер справки-вызова. Если справка будет потеряна, то обосновать отсутствие на рабочем месте не удастся.
Если работнику требуется отпуск для прохождения учебы, то он обязан предоставить полный пакет документов, которые предусмотрены законом.
Когда военным дают отпуск по учебе
ФЗ от 27.05.1998 № 76-ФЗ регулирует возможность получить образование и, как следствие, отпуск для разных категорий служащих:
- офицеры-контрактники вправе обучаться в гражданских учебных заведениях по очно-заочной и заочной формам;
- контрактники, не являющиеся офицерами (при длительности службы без перерыва более 3 лет), вправе обучаться в средних профобразовательных учреждениях, в учреждениях высшего образования за счет средств бюджета очно-заочно и заочно;
- срочники, служащие по призыву, права на обучение не имеют.
Офицеры и другие категории служащих могут получить гарантии, связанные с оплатой дней учебы и иными компенсациями за проезд к месту обучения, получая образование:
- соответствующего уровня в первый раз;
- по направлению федерального госоргана, в котором есть военная служба.
Если у офицера, к примеру, есть среднее профобразование по окончании военного заведения, он имеет право на получение высшего и параллельно на соцгарантию — учебный отпуск.
Существует и еще одно условие, определенное Постановлением Правительства РФ от 03.11.2014 № 1155: военный, не относящийся к категории «офицер», может получить гарантии, связанные с учебой в гражданских учреждениях образования, если период непрерывной контрактной службы у него составляет от 3 лет.
Условиями получения оплачиваемого отпуска являются:
- учеба по гражданской специальности соответствующего уровня в гражданском учебном заведении впервые (все офицеры в армии имеют высшее военное образование; отсутствие у них гражданского среднего или высшего трактуется при поступлении в гражданское учебное заведение как получение образования соответствующего уровня впервые);
- очно-заочная форма обучение;
- прохождение службы по контракту в период поступления или учебы (возраст заключения первого контракта — 18-40 лет, предельный возраст пребывания на службе зависит от звания, то есть возраст учебы связан с фактическим нахождением на контракте).