Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как быть если необоснованно вешают недостачу?». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
При вине кассира сумма недостачи не учитывается при налоге на прибыль, поскольку даже при возмещении никакого дополнительного дохода не возникает. А если пришлось требовать сумму по суду, руководство несет расходы на судебные издержки и пошлину: вот их-то можно правомерно включить во внереализационные расходы.
Инвентаризация кассы – виды, сроки, правила
По нормам текущего законодательства Российской Федерации, ревизия — это набор наиболее полная форма последующего финансового контроля, способная носить как плановый, так и внеплановый характер. Регламентированный учет, реализацией которого нужно заниматься в рамках строго установленного времени (в соответствии с бухгалтерской политикой бренда и нормативами сопутствующих законов), опирается преимущественно на положения из п. 15 Методических указаний Минфина №19. По предложенным правительственным постановлениям регулярная проверка кассы выполняется из-за:
- ликвидации и реорганизации учреждения;
- передачи имущества компании в аренду;
- подписания договорных бумаг о купле-продаже;
- создания годовой (квартальной) отчетности;
- обнаружения нехватки;
- порчи ценностей.
Обычно, о плановых процедурах ревизионного характера все сотрудники знают заранее. Люди тщательно готовятся к будущей инспекции, подбивая отчеты так, чтобы все сошлось «копейка в копейку». Именно поэтому систематический надзор подобного формата действительно работает (решает перечень присвоенных ему задач) исключительно в фирмах с честным коллективом.
Проводка по списанию недостач в кассе: основания для внеплановой инвентаризации
В тех же самых нормативах, представленных в Методических указаниях Минфина РФ, предложен и другой способ бухгалтерского контроля, в роли которого выступает незапланированная проверка. Реализовать набор операций можно ввиду таких оснований:
- необходимость создания эффективной системы текущего контроля качества работы кассиров;
- нужда в проведении профилактических действий, позволяющих снизить риски появления ошибок и нарушений;
- выставление соответствующего требования каким-либо уполномоченным надзорным органом;
- подача жалоб от покупателей, в роли которых могут выступать как прямые клиенты, так и, например, оптовые поставщики;
- поступление в канцелярию докладных записок от сотрудников, обладающих набором сопутствующих полномочий.
Нормы естественной убыли
Определение данного показателя (и его последующая корректировка по выставленным трудовым законодательствам правилам) — наверное, наиболее важный процесс во всем вопросе о материальной ответственности работников. Если по проводке недостача отнесена на виновное лицо, взыскать с виновника происшествия деньги получится только при соблюдении перечня условий. Основное руководство, на которое стоит опираться в момент установки влияния стандартного показателя уменьшения количества товаров (деталей, объектов производства, денежных активов и так далее) в силу обыкновенных причин — это приказ Минэкономразвития №95 от 31.03.2003.
В рамках обозначенного документа прописан один непреложный факт, посредством которого удостоверяется сумма возможных потерь, например, при перевозке или хранении изделий в предложенных фирмой условиях. Проще говоря, если недобор не превышает разумных (и заранее исчисленных величин), взыскать средства с персонала работодатель попросту не сможет. Чтобы познакомиться со всеми нюансами рассмотренного процесса, можно также просмотреть и ст. 254 п. 7-2 Налогового кодекса Российской Федерации. В данном акте аналогичным образом затрагиваются обозреваемые тематики.
Что делать с излишками
Казалось бы, все в порядке, излишки ― это не недостаток, и можно закрыть глаза на данное обстоятельство. Но не спешите радоваться. Излишки не появляются на пустом месте и есть какая-то причина их образования. Например, ошибочные действия кассира при проведении операций. Еще неизвестно, чем они могут обернуться: жалобой покупателя или проверкой со стороны контролирующих органов. Любое несоответствие, выявленное по результатам инвентаризации кассы, нужно исправлять. Как это сделать? Если при инвентаризации кассы выявлены излишки, они изымаются комиссией, оприходуются и отражаются в акте. «Лишние» деньги включите в прочие доходы компании. Найденные средства в налоговом учете зафиксируйте на дату оформления результатов. Проводка при излишках, выявленных по результатам инвентаризации денежных средств в кассе: дебет 50, кредит 91 ― оприходованы излишки налички в кассе.
Случай из жизни предпринимателя
«У меня сеть продуктовых магазинов «у дома». При очередной инвентаризации была выявлена недостача в кассе. Потом ― снова. Кассиры только разводили руками, а доказать их вину я не мог. Хочу заметить, что в то время мы еще вели учет средств на бумаге. Закон позволял работать без онлайн-кассы.
Потом установил ККТ и другое оборудование, поставил товароучетную систему. Ситуация сразу изменилась: все магазины стали, как на ладони. Я контролирую бизнес-процессы в личном кабинете кассы. Инвентаризацию также стало проводить гораздо легче, удобнее и быстрее. И, что самое главное, сразу нашлась причина недостачи. Пришлось уволить одного кассира, он оказался не чист на руку».
Обязан ли кассир возмещать недостачу по кассе
Должность кассира предполагает огромную ответственность, но обязанности в этой профессии должны точно соотноситься и с правами. Как избыток, так и недостаток не всегда являются виной кассира, так как ситуаций, которые могут привести к отличию суммы в кассе и расчётной, — масса.
В любом случае кассир как материально ответственное лицо обязан за свои просчёты платить из собственного кармана. Если в кассе образовался минус, кассир должен полностью возместить недостающую сумму. Эти действия регламентируются статьями 242 и 243 Трудового кодекса РФ. Причина недостачи в кассе при этом не важна — случайно или умышленно работник ошибся, он должен возместить ущерб.
Знаете ли вы?
Если сумма недостачи— менее месячного оклада работника, то работодатель может её взыскать без согласия проштрафившегося.
Финансовое взыскание — не единственный вид наказания за ненадлежащее исполнение своих рабочих обязанностей. В соответствии со статьями 192 и 193 Трудового кодекса работодатель имеет право применить к нерадивому сотруднику и дисциплинарные меры воздействия. Это может быть предупреждение, выговор, а в крайнем случае — и увольнение. Конечно, адекватный руководитель должен взвесить все за и против, прежде чем принять судьбоносное решение.
Недостача в кассе. Что делать?
В случае выявления недостачи денежных средств в кассе организации необходимо в кратчайшие сроки провести ревизию кассы. Действующим Положением № 373-П от 12 октября 2012 г. о порядке ведения кассовых операций порядок проведения ревизии кассы не установлен. Поэтому целесообразно организации самостоятельно разработать и утвердить внутреннее положение о порядке проведения ревизии кассы. За основу можно взять порядок, указанные в прежнем Порядке ведения кассовых операций № 40 от 22 сентября 1993 г.
Ревизию проводит инвентаризационная комиссия, состав которой назначается приказом руководителя организации. Члены комиссии, в присутствии материально ответственного лица (кассира), пересчитывают денежную наличность и проверяют другие ценности, находящиеся в кассе. Сравнив имеющийся остаток в кассе с остатком, указанным в кассовой книге, комиссия подтвердит факт недостачи.
Недостачи в кассе проводки
Если сумма, которую нужно возместить, не больше, чем среднемесячная зарплата виновника, то он должен ее возместить по распоряжению руководства, изданному не позже месяца со дня обнаружения недостачи. Большие суммы взыскиваются только судебным порядком.
Для обращения в суд по этому поводу у работодателя есть год.
ВНИМАНИЕ! В суд придется подавать иск, если кассир не согласен добровольно выплатить средства, а также по истечении установленного срока в месяц.
- кража – тайное присвоение чужого;
- мошенничество – приобретение права на чужие средства вследствие злоупотребления доверием или обмана;
- растрата – похищение вверенного имущества или средств и последующая реализация, употребление, передача третьим лицам;
- присвоение – неправомерное удерживание в своем пользовании вверенных активов.
Что делать при недостаче денег в кассе работнику
Вопрос того, что делать работнику при выявлении недостачи денег в кассе крайне актуален для многих сотрудников, работающих по профессии кассира. Так, одним из наиболее распространенных действий в случае обнаружения незначительной недостачи является компенсация ее за счет своих личных средств, без привлечения к рассмотрению вопроса иных лиц. В таком случае ни работодатель, ни другие участники взаимоотношений могут фактически даже не узнать о факте недостачи. При этом работник практически всегда все равно является обязанным компенсировать недостачу, но после широкого перечня различных процессуальных действий. Именно поэтому многие трудящиеся предпочитают самостоятельно исправить проблему так, как будто она не возникала.
Законодательство никак не регламентирует компенсацию недостачи сотрудником в процессе работы путем вложения своих личных средств. Поэтому во многих ситуациях к таким действиям может даже призывать сам работодатель при обнаружении недостачи. Прямой обязанности работника так делать законом не предусмотрено, поэтому трудящийся вправе отказаться компенсировать недостачу за свой счет и решать вопрос в рамках трудового кодекса.
Если недостача имеет признаки происхождения не по вине самого работника — ему следует сообщить о данном факте работодателю и приготовиться отстаивать свою позицию. При этом следует также заранее написать объяснительную по данному вопросу. Однако судебная практика демонстрирует, что при обнаружении недостачи в кассе практически всегда привлечение работника к ответственности признается целиком и полностью правомерным, если не имели место обстоятельства, исключающие его вину.
Даже если в рамках служебного расследования или судебного разбирательства, например, будет обнаружено хищение средств из кассы другим сотрудником, привлечение кассира к ответственности все равно почти всегда считается правомерным, ведь он допустил нарушение порядка работы с кассой и не следил за вверенными ему в распоряжение средствами должным образом.
Инвентаризация кассы: когда и зачем проводится
Нехватку денег в кассе обычно видят во время инвентаризации. Эту процедуру организация проводит в том порядке и в те сроки, которые определила сама. Но иногда проверка обязательна:
Руководство организации может запланировать проверки заранее или провести их внезапно. Как правило, к плановым подходят более ответственно, зато внеплановые помогают найти больше нарушений. К примеру, если недобросовестный сотрудник «позаимствовал» деньги из кассы на время, то он может не успеть вернуть их перед неожиданной проверкой.
Поводом начать внеплановую проверку будут жалобы покупателей, требования контролеров, сообщение от других сотрудников или просто собственное желание убедиться, что все в порядке. Ограничений по частоте проверок нет — их можно устраивать хоть каждую неделю, хоть каждый день.
Что еще сказал Верховный суд по делу косметической компании
У работодателя были проблемы не только с договорами.
Где список сотрудников, которые согласились взять на себя полную ответственность? Кого включали в этот список, а кого исключали при увольнении? Где и как хранились товары? Как должна распределяться ответственность при ущербе? Как установить вину конкретного работника? Все это должно быть оформлено документами.
Что это за листы с подписями работников? К какому договору они относятся? Так материальную ответственность не оформляют.
Компания почему-то решила, что достаточно составить общий договор и взять со всех работников согласие, что они в курсе полной ответственности. Якобы каждый, кого берут на работу, автоматически соглашается: в трудовом договоре есть оговорка на этот счет.
К оформлению инвентаризации тоже есть вопросы. Минфин не просто так установил для нее правила. И тут тоже с документами непорядок. Например, где подтверждение, что каждый раз при смене ответственных лиц проводили инвентаризацию?
Суд почему-то решил, что факта ущерба и описи пропавших товаров будет достаточно, но это не так. Тех, с кого спрашивают, даже не позвали на инвентаризацию. Это нарушение, и не единственное.
Кстати, а как работодатель обеспечивал сохранность имущества? Это его обязанность — делать так, чтобы на склад не попадали посторонние и работники могли отвечать за товар. Продавцы говорят, что там был проходной двор. Где доказательства, что это не так?
И что за копии документов принес работодатель во вторую инстанцию? Почему он не принес их в первую? Где оригиналы? Всё, что в копиях, — не доказательство. Так дела не делаются. Суд не разобрался и вынес незаконное решение.
Итог. Решение городского суда в пользу фирмы отменили, а решение первой инстанции оставили в силе. Пересматривать нечего — работники не будут ничего платить.
При оформлении на работу кассир должен ознакомиться с Порядком ведения кассовых операций и подписать приказ об ознакомлении. После этого с ним заключают договор о полной материальной ответственности.
В юридически грамотный договор обязательно включают пункт о полной матответственности в следующей формулировке: «Работник принимает на себя полную материальную ответственность за недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, возникший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам». Кроме этого, детально расписаны возлагаемые на кассира обязанности:
- своевременно сообщать о возможной угрозе имуществу;
- принимать участие в инвентаризации и проверках, подтверждающих целостность денежных средств (например, проверять купюры на подлинность);
- осуществлять меры в отношении бережного использования и сохранности средств работодателя;
- ежедневно сдавать требуемую отчетность по движению денег, вести кассовую книгу и т. д.
Документ составляется в двух экземплярах и подписывается каждой из сторон. Один экземпляр передают сотруднику, другой – остается у работодателя.
Мат ответственность работника перед собственником вверенного ему имущества заключается в следующем.
Работник в случае возникновения проишествия обязан будет возместить материальный ущерб, который был нанесен по его вине. Но для того, чтобы предъявить такое обвинение, необходимы доказательства. Если кассир понимает свои ошибки, то здесь все понятно, но если он не согласен с обвинением, то может его опротестовать вплоть до обращения в судебный исполнительный орган.
Опытный и грамотный кассир перед тем как приступить к выполнению своих прямых обязанностей должен подробно изучить свои права и обязанности. Обязанности кассира на предприятии регламентируются документом, который называется Порядком ведения кассовых операций в РФ, который был утвержден Решением совета директоров Банка России еще в 1993 году.
Ответственность кассира бывает полной или ограниченной. Также ее можно классифицировать по другим критериям и разделить на такие виды:
- материальная;
- административная;
- уголовная;
- налоговая.
Ограниченная – возмещение материального ущерба, не превышающего среднемесячный уровень заработной платы в размере месячного дохода работника. Иными словами, если кассир имеет зарплату 30 тысяч рублей, а недостача составляет 50 тысяч, то он возмещает только лишь 30 тысяч рублей.
Полная не зависит от размера среднемесячного дохода гражданина. Если по вине работника был нанесен ущерб в 200 тысяч рублей, то именно эту сумму он и должен будет возместить работодателю. Основанием для полной материальной ответственности должны быть соответствующие документы.
Кроме этого, полную ответственность можно применить только к лицам, которым уже исполнилось 18 лет.
Образец акта об отказе работника представить объяснения
—————————————————————————¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью «Свирель» ¦
¦ ¦
¦ Акт ¦
¦ об отказе кассира от представления объяснений ¦
¦ по факту недостачи в кассе ¦
¦ ¦
¦г. Липецк 20 января 2012 г.¦
¦ ¦
¦ Комиссия в составе председателя комиссии Н.О. Солдатова, финансового¦
¦директора, членов комиссии: И.В. Смирновой, главного бухгалтера, и¦
¦М.Д. Золотовой, старшего бухгалтера, составила настоящий акт¦
¦о следующем. В результате внезапной ревизии кассы, проведенной¦
¦20 января 2012 г., была выявлена недостача в размере 5000 руб. 00 коп.¦
¦(Пяти тысяч рублей 00 коп.). Факт недостачи подтвержден актом ревизии¦
¦наличных денежных средств от 20.01.2012, от подписания которого кассир¦
¦ООО «Свирель» Н.И. Кочетова отказалась. Кроме того, Н.И. Кочетова¦
¦отказалась дать объяснения по факту и обстоятельствам возникновения¦
¦недостачи денежных средств в кассе организации. ¦
¦ ¦
¦ От ознакомления с настоящим актом кассир Н.И. Кочетова отказалась в¦
¦присутствии комиссии. ¦
¦ ¦
¦ Председатель комиссии: ¦
¦ финансовый директор Солдатов Н.О. Солдатов¦
¦ ¦
¦ Члены комиссии: ¦
¦ главный бухгалтер Смирнова И.В. Смирнова¦
¦ старший бухгалтер Золотова М.Д. Золотова¦
L—————————————————————————
Рисунок 1 Шаг N 2. Взыскиваем недостачу с виновного лица
Когда кассира принимают на работу, с ним заключают договор о полной материальной ответственности. Поэтому кассир отвечает за сохранность всех принятых ценностей. В случае недостачи вверенных ему денег он обязан возместить работодателю причиненный прямой действительный ущерб в полном размере (ст. ст. 242 и 243 ТК РФ). При этом причины недостачи в общем-то не важны. Кассир мог присвоить деньги, а мог недобросовестно отнестись к своим должностным обязанностям, например оставить кассу без присмотра. Кроме того, он мог просто обсчитаться и выдать покупателю сдачу в большей сумме, чем надо. Во всех перечисленных случаях работнику придется возмещать недостачу, то есть вносить свои деньги в кассу.
Вправе ли работодатель удержать недостачу из зарплаты кассира? Ответ зависит от суммы недостачи.
Вариант 1. Сумма недостачи не превышает среднего месячного заработка кассира. В этом случае вы вправе удержать недостачу из зарплаты кассира в бесспорном порядке по распоряжению руководителя. При этом согласия виновного работника не требуется. В течение месяца со дня установления комиссией размера недостачи руководитель должен издать приказ о взыскании. Образец приказа представлен на с. 82. Потом недостающую сумму можно удержать из зарплаты кассира. Помните, что общий размер удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20%. Предельно допустимый размер взыскиваемой суммы рассчитывается после вычета из зарплаты НДФЛ. На практике сумма недостачи обычно больше 20% зарплаты. Тогда недостачу удерживают из зарплаты частями до тех пор, пока она не будет полностью возмещена.