Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения больничных листов в организации 2020». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Листки нетрудоспособности подтверждают, насколько правильно были израсходованы средства Фонда социального страхования. При проведении проверок ФСС часто требует предъявить подлинники документов, на основании которых работникам выплатили деньги.
Таким образом, срок хранения больничных листов целесообразно установить равным 6 годам. Именно этот срок предписывает нам Налоговый кодекс РФ, являющийся законодательным актом высокого уровня, в котором упоминается срок хранения листков нетрудоспособности.
Правовые документы
- Приказ Минкультуры России от 25.08.2010 N 558
- Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н
- (Налоговый кодекс)
- Статья 23 НК РФ. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов, плательщиков страховых взносов)
- Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009
- Федеральный закон от 29.12.2006 N 255-ФЗ
- Постановление Правительства РФ от 16.12.2017 N 1567
Действия, если срок хранения истек
Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?
Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.
По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.
Несколько слов о больничном листе
Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении.
Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.
При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к.
от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст.
9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.
Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.
Действия, если срок хранения истек
Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?
Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.
По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.
Образец журнала учета листков нетрудоспособности
Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.
На титульный лист надо написать:
- наименование компании;
- дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
- ответственное за ведение журнала лицо;
- если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.
Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:
- номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
- название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
- должность и ФИО работника;
- подразделение, в котором он трудится;
- период нахождения на больничном;
- код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
- дату предъявления листка представителю работодателя.
При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).
Зачем хранить листки нетрудоспособности
Листки нетрудоспособности подтверждают, насколько правильно были израсходованы средства Фонда социального страхования. При проведении проверок ФСС часто требует предъявить подлинники документов, на основании которых работникам выплатили деньги.
Правильное хранение листков нетрудоспособности в организации позволит исключить претензии контролирующих органов и возможное взыскание недоимки из-за недостаточного документарного подтверждения расходов. Обратите внимание, что период, сколько хранятся корешки от больничных листов в медицинском учреждении, составляет всего три года (п.
12 Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения). По истечении трех лет подтвердить правомерность выплаты при утере бланка о нетрудоспособности, запросив копию корешка в поликлинике, уже не получится.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оплачивается больничный лист (не пилотный проект) и пилотный проект. Используйте эти инструкции бесплатно.
Необходимость хранения листов нетрудоспособности
Вся документация организации тесно повязана друг с другом. Одна бумага выдается на основании другой
Существует ряд бланков, которые имеют не просто важное значение, а решающее. К таковым относятся те бумаги, на основании которых производятся разнообразные выплаты
Если деньги выплачиваются работодателем из собственных средств, то он может аргументировать их выплату обычным приказом, указав как причину, например, хорошую работу или за достижение каких-то результатов. А вот когда речь идет о начислении средств из бюджетных организаций, то здесь не обойтись без серьезных оснований.
Одним из наиболее распространенных причин для выплаты работающим бюджетных средств является оплата дней нетрудоспособности. Выплаты за дни, проведенные по болезни вне рабочего места, — это обязательная социальная гарантия. Данная гарантия осуществляется в строгом соответствии с законодательными нормами.
Основаниями для получения пособия по нетрудоспособности является больничный лист. Это бланк строгой отчетности, он должен иметь все степени защиты и быть правильно заполненным. На его основании работодатель начисляет пособие, которое впоследствии погашается из средств ФСЗН. И, конечно, ФСЗН или иные проверяющие службы могут в любое время затребовать бланки к проверке. Именно поэтому необходимо сберегать больничные листы.
Несколько слов о больничном листе
Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.
При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.
Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.
У юриста сразу же возникнет мысль, что противоречия здесь нет, так как исчисление взносов в соцстрах не имеет ничего общего с выплатами по больничному. Однако уже упомянутый нами НК РФ рассматривает данный вопрос иначе. Ст. 421 НК РФ определяется база, с учетом которой рассчитываются страховые взносы. В данную базу включаются все выплаты работнику, которые начисляются в его пользу работодателем.
Однако в силу ст. 422 НК РФ выплаты по больничному листу в данную базу не включаются. Говоря проще, с «больничных» денег, выплаченных работнику, взносы платить не требуется, так как они затем будут частично возмещены организации из средств соцстраха.
Соответственно, при решении вопроса о том, сколько хранить больничные листы в организации, требуется руководствоваться самым продолжительным сроком, т. е. хранить их нужно 5 лет.
***
Итак, хранить больничные листы необходимо в месте, ограничивающем доступ к ним посторонних лиц. При этом порядок хранения определяется внутри самой организации. Лишь по истечении 5 лет, которые исчисляются с момента окончания финансового года, в котором данный лист был использован, он может быть уничтожен.
Еще больше материалов по теме — в рубрике «Больничный лист».
Источники:
- Налоговый кодекс РФ (часть 1)
- Налоговый кодекс РФ (часть 2)
- Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
- Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения»
- Приказ Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности»
Несколько слов о больничном листе
Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении.
Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.
При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к.
от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст.
9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.
Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.
Причины хранения листков нетрудоспособности
Работодатели любого ранга, а также Индивидуальные Предприниматели обязаны создать условия для сохранности важной документации. Больничные листы государственного образца являются основанием для начисления компенсацией работнику, а затем и работодателю от ФСС.
В любой момент сотрудники Фонда могут затребовать бланки для инспекции на предмет подлинности, поскольку листок нетрудоспособности — это фактическое основание для расходов по страховке. Если сотрудники ФСС выполняют выход на предприятие с инспекторской проверкой, то они имеют право требовать не копии, а подлинники листов нетрудоспособности.
Отказ работодателя предоставить бланки инспекторам ФСС может расценить как правомерный отказ в выплатах компенсаций работодателю.
Данное правило оговаривается в специальном письме Фонда от 2013 № 15-03-11/12-7761. Следует отметить, что ввиду имеющих место случаев фальсификации больничных, сотрудники ФСС чрезвычайно скрупулезно относятся к этому вопросу. Их может не устроить не только предоставление копии больничных, но и способ хранения документации.
В любом случае за работодателем остается право опровергнуть решение ФСС через суд. Оно закреплено в Определении ВС РФ от 2014 № 309-КГ14-5016.
Избежать конфликтных ситуаций можно, если выполнять все нормативы по заполнению и расчетам компенсаций, а также по срокам хранения больничных листов на предприятии.
Срок хранения больничных листов в организации
Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2021 году, поэтому исходим из двух принципов:
- обеспечение сохранности документов;
- возможность быстро найти нужный бланк.
В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты.
Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:
- порядковый номер;
- дата предоставления бланка работником;
- Ф. И. О. работника;
- должность, структурное подразделение;
- номер и дата выдачи документа;
- наименование лечебного учреждения;
- период освобождения от работы.
Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.
Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.
С переходом на электронный документооборот у бухгалтеров и кадровиков возник вопрос, сколько хранят на предприятии больничные листы и расчеты по ним при оформлении их в электронном виде. Согласно разъяснениям ФСС, у работодателя нет необходимости сохранять электронные листки нетрудоспособности и распечатывать их копии.
Сохранность информации обеспечивает единая электронная система «Соцстрах», и организация в любой момент может получить нужные сведения.
При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст.
29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение.
Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.
Однако в России действует еще и приказ Росархива «Об утверждении…» от 20.12.2019 № 236, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется пунктом 4.1 и равен 5 годам.
При этом пункт 12.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется 5 годам.
Несмотря на кажущееся единодушие, п. 12.1 перечня содержит в себе очень хитрую ловушку, в которую может попасть неопытный бухгалтер.
Дело в том, что существует еще один закон — Налоговый кодекс РФ, ст. 23 которого определяет иные сроки хранения налоговых и бухгалтерских документов (документов бухучета).
Данная норма определяет обязанности плательщиков взносов, устанавливая в том числе и требование о хранении документации, в течение 4 лет.
Для включения нужного нам функционала работы с проектом «Прямые выплаты» в программе 1С: Зарплата и управление персоналом, редакция 3.1 нужно перейти в раздел «Настройка» и выбрать пункт «Организации», если у вас в базе ведётся несколько предприятий или пункт «Реквизиты организации», если она предприятие одно.
1. Кто несёт ответственность за хранение листков нетрудоспособности и заявлений?
Хранение оригиналов документов по назначению страхового обеспечения осуществляет работодатель. Такое решение обосновано текстом Постановления Правительства РФ от 21.04.2011г. № 294. А именно, в нём сказано, что заявления и документы, направленные в территориальный орган Фонда социального страхования, после назначения и выплаты пособий, возвращаются страхователю, который осуществляет их хранение в порядке и сроки, которые установлены законодательством Российской Федерации.
2. Если переход на прямые выплаты состоялся 01.01.2021, а сотрудник принёс листок нетрудоспособности, выписанный декабрём 2020 года, то кто будет производить выплату?
В такой ситуации нужно отталкиваться от месяца начисления, а не выплаты. Начисление по больничному листу, принесённому в январе произошло бы в январе, а так как с января произошёл переход на прямые выплаты из ФСС, то и платить должен ФСС напрямую.
3. При переходе на пилотный проект с 2021 года, с какого момента ФСС начнёт напрямую производить выплаты пособия по уходу за ребёнком до 1,5 лет? С выплаты за декабрь в январе, или за январь в феврале?
В ситуации с пособиями до полутора лет правильнее отталкиваться от месяца, за который начисляется пособие. Пособие за декабрь выплачивает предприятие, хоть даже и в январе. А уже пособие за январь и далее ФСС.
4. Сотрудники работают на удалёнке. Подписать заявление о назначении пособия и предоставить их в офис нет возможности. Можно ли направить реестры на оплату листков нетрудоспособности без заявления?
Это запрещено. Сначала заявление, потом выплата. Либо вы дожидаетесь оригинала заявления с подписью работника и только потом направляете реестр, либо переходите на использование электронной подписи сотрудниками предприятия.
5. Работнику рассчитано пособие по временной нетрудоспособности, но через время сотрудник предоставляет справку 182н с предыдущего места работы и просит сделать перерасчёт. Как это сделать при прямых выплатах?
Если выплату данного пособия производило предприятие, то оно делает пересчёт самостоятельно, затем производит доплату и лишь потом возмещает эту сумму у органов соцзащиты. Если же выплата по листку нетрудоспособности была уже от ФСС напрямую, то работодателю необходимо пересчитать средний заработок и отправить корректирующий реестр по этому пособию. ФСС произведёт по нему доплату.
6. Предприятие направило в органы соцстраха реестр на оплату пособия по временной нетрудоспособности, а затем выяснилось, что в нём указано неверное количество дней болезни и его нужно уменьшить. Как произвести возврат денежных средств — через организацию или сотрудник напрямую решает данный вопрос с филиалом ФСС?
Расходы возмещает тот, кто виноват в ошибке. Если ошибку допустила организация, то организация будет возмещать расходы ФСС.
7. Кто является налоговым агентом по подоходному налогу при прямых выплатах — только работодатель или работодатель совместно с ФСС?
В случае прямых выплат подоходный налог с части, выплачиваемой органами соцстраха, удерживает и перечисляет соцстрах. А с части, которую выплачивает работодатель, — работодатель.
8. У кого сотруднику запрашивать справки НДФЛ за полученные от соцстраха начисления пособий?
Справки НДФЛ выдаются физическим лицам органами соцстраха. Производится это в трёхдневный срок с момента получения заявления от сотрудника. Заявление пишется в произвольной форме и его можно направить почтой или через личный кабинет застрахованного лица на сайте ФСС.
Листки нетрудоспособности применяются для расчета пособия по болезни или в связи с материнством. Пособия финансируются за счет средств Фонда социального страхования и влияют на величину уплачиваемых страховых взносов. Чтобы подтвердить обоснованность назначения пособия, первичный документ — больничный лист — должен оставаться в сохранности на период возможной проверки контролирующих органов.
Как и где должны храниться больничные листы в организации, решает работодатель самостоятельно. Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документации.
С лета 2021 года в России действует электронный формат листка нетрудоспособности. По своей сути он абсолютно равнозначен бумажной форме этого документа, но имеет в сравнении с ней ряд преимуществ:
- отсутствует возможность фальсификации и утраты;
- исключается бумажный документооборот (в т. ч. при подготовке документов для проверки);
- повышается оперативность обработки больничного;
- обеспечивается легкость доступа к документу для лиц, имеющих право на такой доступ.
При этом сама процедура выписки и дальнейшей обработки больничного не меняется. Его по-прежнему выдает медучреждение (сообщая заболевшему уникальный номер, присвоенный больничному в ЕИИС «Соцстрах», для передачи работодателю), заполняет необходимыми данными работодатель, который делает также расчет и выплату суммы пособия, если в регионе его работы не действует пилотный проект, в рамках которого эти функции берет на себя ФСС.
Журнал учета листков нетрудоспособности
При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.
Однако в России действует еще и приказ Росархива «Об утверждении…» от 20.12.2019 № 236, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется п. 4.1 и равен пяти годам. При этом п. 12.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется пяти годам.
Как можно рассчитать больничный лист по новым правилам в том числе в 2021 году, мы писали здесь.
Сколько времени хранить и что делать потом
Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.
Мнение эксперта
Гусев Павел Петрович
Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.
6 п. 3.4 ст.
23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства.
По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить.
После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.
Несколько слов о больничном листе
Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.
Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.
При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.
Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.
Продолжительность хранения
Сколько хранятся больничные листы? Этот вопрос крайне важен, потому что в процессе деятельности предприятия образуется огромное количество документации. Если ее всю хранить постоянно, то через какое-то время она просто займет все свободное пространство. Хранение ненужной информации к тому же может привести к путанице. Но как определить, что нужно, а что нет?
Для определения сроков хранения различной документации Приказом Министерства культуры России №558 от 2010 года был утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов. В этом Перечне перечисляются все документы, которые должны сберегаться в организациях, а также указывается продолжительность такого хранения.
Срок хранения больничных листов на предприятии по Перечню – пять лет. Ранее в государственном законодательстве был некий диссонанс, и срок хранения бюллетеней в различной документации указывался по-разному. Например, в Федеральном законе №212-ФЗ о страховых взносах, оговаривалось, что сберегать бумаги, которые относятся к уплате страховых сумм, следует не менее шести лет. С 1 января 2017 год, данный ФЗ отменен, а уплата страховых выплат регулируется Налоговым кодексом РФ, а существующее несоответствие упразднено. Сегодня при определении сроков хранения листов нетрудоспособности нужно ориентироваться исключительно на Перечень.