Как рассчитать отпускные при увольнении

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как рассчитать отпускные при увольнении». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Содержание

1. Денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

2. Как рассчитываются отпускные при увольнении

3. Расчёт дней неиспользованного отпуска

4. Кто не имеет право на компенсацию?

5. Учитывается ли период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты для расчета дней компенсации при увольнении?

6. Особенности отчислений НДФЛ при выплате компенсации

7. Стаж работника менее одного года

8. Порядок расчета неиспользованных дней отпуска при увольнении сотрудника

9. Формулы для исчисления

10. Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск при увольнении?

При проведении процедуры увольнения обстоятельства могут сложиться так, что у вас за несколько лет накопилось значительное количество дней неиспользованного отпуска. Но вы не намерены затягивать расставание с прежним работодателем, так как вас ждёт новый. В этом случае вы вправе потребовать компенсацию за неиспользованные дни отдыха.

Денежная компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Компенсационное возмещение за неиспользованный отпуск — обязательная мера для всех работодателей без исключения, предусмотренная законодательством.

Сумма компенсации рассчитывается из суммы всех неиспользованных дней отдыха в течении года. Если же увольнение происходит в середине года, то сумма рассчитывается от всех прошлогодних отпусков и 14 дней от текущего года.

Учетом и подсчетом всех неиспользованных дней отдыха занимается бухгалтерия организации и работники кадровой службы.

Возможны такие ситуации, когда работник выходил на неполные рабочие дни во время отпуска и в итоге при увольнении у него накопилось 30,3 дней. На этот счет расчет суммы компенсации производится в порядке не дробных чисел, а округляется в пользу работника, в данном случае 31 день. Это правило прописано в Министерстве здравоохранения Российской Федерации.

Момент о неиспользованном отпуске при увольнении должен быть прописан в заявлении, то есть работник указывает намерен ли он использовать отпуск или нет. Момент о возмещении указывать не нужно. В случае, когда работник отказался от отпуска, работодатель должен начислить деньги за неиспользованный отдых сам в соответствии с трудовым кодексом.

В Трудовом кодексе не приводится механизм расчета стажа работы, исходя из которого определяется право работника на компенсацию неиспользованного отпуска. Поэтому следует руководствоваться документом под названием «Правила об очередных и дополнительных отпусках» (далее Правила). Он принят еще в СССР (утвержден 30 апреля 1930 года), но в соответствии со статьей 423 ТК РФ, те его положения, которые не противоречат Трудовому кодексу, действуют до сих пор.

Согласно пункту 28 Правил, если работник не использовал право на отпуск, то работодатель должен это компенсировать деньгами. Причем вне зависимости от причины увольнения работнику, который проработал не менее 11 месяцев, положена полная компенсация. В этом же пункте содержится перечень причин увольнения, когда сотруднику положено выплатить полную компенсацию при том, что он проработал от 5,5 до 11 месяцев.

Итак, если работник проработал более 11 месяцев либо проработал меньше, но увольняется по определенным причинам, ему положена полная компенсация. В прочих случаях ее нужно рассчитывать пропорционально.

Как рассчитываются отпускные при увольнении

Увольнение работника, у которого есть неиспользованые дни, вызывает вопрос: как рассчитать отпускные при увольнении правильно. Сумма складывается из:

компенсации за весь неиспользованный отпуск;
компенсации за дни, превышающие ежегодные 28 дней, на усмотрение работника (ст. 126 ТК РФ).

Трудовое законодательство предусматривает, что при увольнении работник должен получить денежную компенсацию за все неиспользованные периоды (ст. 127 ТК РФ), кроме тех случаев, когда его увольняют за виновные действия. Кроме того, может обнаружиться, что сотрудник ранее отдыхал больше дней, чем положено. В этой ситуации при окончательном расчете нужно удержать сумму за дни, которые он использовал авансом.

Расчет в обычном случае проходит в два этапа:

Начисляются деньги за последний отработанный месяц до дня ухода в отпуск: зарплата, премии, иные выплаты.
Рассчитываются отпускные с учетом требований ТК РФ и Постановления Правительства РФ от 24.12.2007 № 922.

Расчёт дней неиспользованного отпуска

На данном этапе нужно принять во внимание следующие данные:

день расторжения трудового договора с работником;
продолжительность отработки в текущем году;
число дней отпуска, накопленные работником на дату увольнения.

Законодательно установлено, что проработавший не менее 11 месяцев работник имеет право на получение полную компенсации, соответствующей 28 календарным дням отпуска.

При стаже работы менее 11 месяцев, компенсация рассчитывается пропорционально отработанному периоду. Например при длительности работы в 6 месяцев, сотрудник получит компенсацию за 14 дней отпуска (6/12 х 28).

Формула расчёта количества дней неиспользованного отпуска:

ДНО = (ДО / 12) × ПОМ,

ДО – длительность ежегодного отпуска;
12 — количество месяцев в году
ПОМ – количество полностью отработанных месяцев в году.

Допустим, что Сергеев В.И. принят в компанию 18.05.2017. Работник решил уволиться с 11.03.2020. В течение периода работы Сергеев был в отпуске:

21 календарный день отпуска за свой счет – с 15 июня по 5 июля 2017;
28 календарных дней оплачиваемого отпуска – с 4 по 31 июля 2018;
28 календарных дней оплачиваемого отпуска – с 7 августа по 3 сентября 2019.

За время работы Сергеев получал выплаты по нетрудоспособности в следующие периоды:

с 6 по 13 декабря 2018;
с 12 по 31 марта 2019.

Периоды очередного оплачиваемого отпуска и больничного включают в стаж. А дни отпуска за свой счет более 14 дней исключают из стажа. Также на эти 7 дней (21 день – 14 дней = 7 дней) увеличивается первый рабочий год.

Итак, стаж у Сергеева будет равен 2 года 9 месяцам 16 дням:

с 18 мая 2017 по 24 мая 2018 – 1 год;
с 25 мая 2018 по 24 мая 2019 – 1 год;
с 25 мая 2019 по 24 мая 2020 – 9 месяцев 16 дней.

Кто не имеет право на компенсацию?

Возможность получения денежной суммы за отпуск имеют только те лица, кто не использовал свое право на оплачиваемый отдых. Значит, если работник израсходовал все полагающиеся ему дни, то при уходе с работы в этой организации не может претендовать на компенсацию.

Следует отметить, что администрация работодателя обязана следить за режимом труда и отдыха своих сотрудников. Несоблюдение трудового законодательства влечет административное наказание ответственных лиц.

Сам же человек должен знать, что дни отпуска, которые не были израсходованы по любой причине в течение текущего года, могут быть взяты в другой период. Но он не может быть больше полутора лет. Если работник решит уволиться после того, как прошло больше полутора лет с момента возникновения права на очередной отпуск, то денежная компенсация за него не подлежит расчету. Он попросту сгорает.

Существует ряд случаев, когда эта выплата работнику не положена по Трудовому законодательству, а работодатель обязан предоставить и оформить отпуск. Это случай, когда:

женщина выходит в декрет;
на работу было принято лицо, не достигшее совершеннолетия;
родители с маленькими детьми возраста до трех лет;
лица, работающие в условиях, отнесенных к вредным и опасным.

Некоторые юридические лица предпочитают заключать с работниками гражданские договора. Тем самым они уходят от норм Трудового кодекса, а работники по таким соглашениям не могут претендовать на оплачиваемый отпуск и, как следствие, компенсацию.

Учитывается ли период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты для расчета дней компенсации при увольнении?

Рассмотрим ситуацию, когда работник в течение года брал отпуск без сохранения зарплаты, а затем решил уволиться. Положены ли ему дни отпуска, которые приходились на период нахождения в отпуске без сохранения зарплаты? Нужно ли этот период учитывать при расчете положенных дней отпуска и суммы компенсации?

В ст.91 ТК РК указаны периоды, которые засчитываются в трудовой стаж при предоставлении оплачиваемого отпуска. К ним относятся периоды, когда работник:

фактически работал;
не работал, но за ним сохранялось место и зарплата;
был на больничном (в т.ч. по беременности и родам);
проходил процедуру восстановления на работе (в результате трудового спора, незаконного увольнения и т.д.).

Особенности отчислений НДФЛ при выплате компенсации

Когда происходит прекращение действия трудового договора, то в день расчета наниматель обязан произвести выплату компенсации за неиспользованные отпускные. Это обязательно нужно сделать, независимо от причины увольнения. Также трудящемуся может быть предложено на основании заявления отгулять отпускные дни с последующим расчетом. В таком случае работнику не начисляются компенсационные выплаты, а просто оплачивается отпуск.

Выплачиваемая сумма компенсации при прерывании трудовых отношений должна облагаться НДФЛ. Налог необходимо рассчитать и удержать непосредственно из компенсационной выплаты в день ее выдачи.

Существуют определённые сроки перечисления НДФЛ в бюджет. Данная финансовая операция осуществляется, если:

в банке было произведено получение наличных на компенсационную выплату, тогда НДФЛ должен быть отчислен не позже дня их выдачи;
компенсация за неиспользованный отпуск перечислялась на счет трудящегося в банке. Здесь НДФЛ необходимо отчислить в бюджет не позже дня перечисления средств увольняющемуся трудящемуся;
компенсационные средства за неотгулянные отпускные выплачивались из наличной выручки организации. В таком случае НДФЛ нужно отчислить не позже дня, следующего за днем, когда компенсация выдана сотруднику из кассы.

Есть ситуации, когда компенсационная выплата за неиспользованный отпуск при расчете не облагается НДФЛ. То есть это исключение из перечисленных выше правил. Не взимается НДФЛ при компенсационной выплате родственникам умершего трудящегося по процедуре наследования.

При расчёте НДФЛ из компенсационной выплаты неотгулянного отпуска нередко допускаются ошибки. Рассмотрим наиболее распространенные из них.

НДФЛ с отпускных при прекращении трудовых отношений следует вычислять по такой формуле:

БН (база налога) * НС (налоговая ставка)

Данный расчет применим исключительно на доходы физических лиц. Но бывают нестандартные случаи, когда отчислять НДФЛ с отпускных увольняемого работника необходимо, и рассчитывать сумму нужно несколько по-другому.

К примеру, если трудящимся был не полностью использован отпуск или если его в экстренном порядке вызвали на работу. В таких ситуациях при проведении процедуры увольнения нанимателю следует обратиться к нормам законодательства. Его задача здесь заключается в правильном расчёте компенсации и НДФЛ, чтобы не возникло проблем ни с увольняющимся сотрудником, ни с налоговой.

Итак, к наиболее частым ошибкам при расчёте компенсационной выплаты за неиспользованные отпускные и НДФЛ относятся следующие случаи:

при проведении расчетов применяется неправильная формула вместо БН * НС. Это очень распространенный случай, который приводит к неверному расчету НДФЛ;
расчет компенсационной выплаты осуществляют только за последний рабочий год. Такой недочет свойственен сотрудникам отдела кадров, не имеющим опыта, которые не учитывают, что увольняемый работник мог не пользоваться ежегодным отпуском несколько лет подряд. Соответственно, при увольнении ему необходимо рассчитывать компенсацию за все дни неиспользованных отпусков;
при расчете компенсации и НДФЛ отпускные дни округляются по арифметическим правилам. Это неверно, поскольку, в соответствии с ТК РФ, округление в данном случае можно производить исключительно в пользу трудящегося.

Как можно убедиться, незнание такой элементарной формулы расчета НДФЛ с отпускных, как БН * НС, может привести к серьезным неприятностям.

Стаж работника менее одного года

Если сотрудник отработал в компании 11 месяцев, то ему положено 28 дней отпуска. Если отработал он менее 11 месяцев, то рассчитать количество дней отпуска нужно пропорционально месяцам, которые увольняемым отработаны.

Каждый месяц, который отработан более, чем наполовину принимают за полный месяц.

Важно! Сотруднику, отработавшему в компании 11 месяцев положен отпуск, продолжительностью 28 дней.

Формула для расчета количества дней будет следующей:

Д = КМ х 2,33,

где:

Д – количество дней отпуска;

КМ – количество месяцев, отработанных полностью.

Таким образом, за каждый месяц, отработанный сотрудником работнику положены 2,33 дня отпуска.

После этого определяют число дней, за которые работнику нужно выплатить компенсацию. Для этого из полученного числа дней вычитают отгулянные работником дни отпуска.

В зависимости от отпускного стажа определяют метод расчета, то есть пропорционально отработанным работником месяцам, либо за полный год.

Более 11 месяцев – полный рабочий год;
5,5 – 11 месяцев (при ликвидации, сокращении или призыва на военную службу) – полный рабочий год;
Менее 11 месяцев – пропорционально количеству отработанных работником месяцев.

Порядок расчета неиспользованных дней отпуска при увольнении сотрудника

Чтобы иметь возможность корректно рассчитать количество дней, за которые субъекту предполагается компенсация, требуется учитывать такие параметры:

число лет, отработанных на текущем предприятии;
число дней неотгулянного отпуска на дату ухода, если таковые имеются;
временные отрезки, не включающиеся в трудовой и страховой стаж.

Неотгулянные дни отдыха исчисляются за весь период работы служащего на предприятии. То есть время, за которое производится расчет, измеряется в годах.

Основываясь на ст. 121 ТК РФ, бухгалтером должны высчитываться полные месяцы осуществляемой увольняющимся трудовой деятельности, составляющие стаж.

Далее из него необходимо вычесть:

период бесплатного отпуска, если он продолжался более двух недель;
временной промежуток по уходу за маленьким ребенком возрастом до 3 лет;
периоды отсутствия субъекта на рабочем месте без предоставления объяснительных и/или наличия уважительных причин;
периоды исполнения обязанностей по гражданско-правовому соглашению.

Если за сотрудником, на момент ухода из организации, числится частично отработанный месяц, то:

если работник проработал менее 15 дней, включая имеющиеся выходные, период не принимается во внимание;
если работник проработал более 15 дней, включая выходные дни, во внимание принимается полный месяц.

По факту определения количества целых отработанных месяцев требуется исчислить те дни, за которые рассчитываются компенсационные выплаты. Для этого существует два метода:

28/12 = 2,33. Так рассчитывается возмещение за каждый месяц в году. Затем получившееся значение (2,33) необходимо умножить на количество отработанных лицом месяцев.
Законные дни ежегодного отдыха (28) умножаются на число полных месяцев, отработанных субъектом, после чего полученный результат делится на 12.

Формулы для исчисления

Денежная выплата рассчитывается путем умножения:

Количество дней ежегодного отдыха, которые сотрудник не успел отгулять (ДО).
Среднедневной заработок работника (СЗ).

Вот и простой ответ на вопрос, как рассчитать компенсацию отпуска при увольнении. Онлайн-калькулятор, в отличие от подсчета вручную, даст возможность сделать вычисления быстрее.

А как определить среднедневной доход? Это делаем по формуле:

СЗД = (ГОТ / 12) / 29,3,