Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Накладная образец. Что такое расходная накладная и как она составляется». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя — приходные.
Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц. Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам. Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.
Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.
Хранение и принятие к учету
Оформлять и сохранять бумаги можно в двух вариантах: электронном и физическом. В первом случае это архивирование документов. Причем архив может быть по текущим операциям или проведенным несколько лет назад. Для удобства последний складируется отдельно, а первый находится под рукой.
Срок хранения бухгалтера начинают отсчитывать по окончании отчетного промежутка времени. Для его определения стоит обратиться к ст. 17 ФЗ 402. При инициировании судебных разбирательств по поводу начисления налогов и штрафов по обязательствам с двух сторон документация сохраняется до тех пор, пока суд не вынесет окончательное решение.
Оформление оприходования накладных, полученных покупателями, происходит с помощью проставления штампа и перенесения данных в бухгалтерские журналы, книги. Поступающие товары приходуются в завершающий день их приемки по таким признакам, как количество и качество.
Как осуществлять хранение распечатанных оригиналов это проблематика для частного решения. Зачастую применяют технику раскладки в хронологическом формате по месяцам. Прошедший период можно прошить (например, годовой). Необходимости повышенных мер безопасности здесь нет. То есть использование сейфов нецелесообразно.
Разница форм расходной и товарной накладной
Оформление товарной документации происходит до отправки заказа покупателем, но оформляется на месте. Это позволяет зарезервировать ТМЦ до приезда такого приобретателя, так как ТН подтверждает факт поставки заказанной продукции. Здесь прописывается: название (вид) товара, его цена, количество и обобщенная стоимость, реквизиты обеих сторон, наименование должностей и подписи причастных лиц, печати предприятий. Оформление также происходит в двух экземплярах.
Общим признаком рассматриваемых документов выступает то, что они сопровождают передвижение имущества от одного пункта до другого. Они являются частью бухгалтерского учета, но при этом далеко не идентичны. РН отличается тем, что может эксплуатироваться для внутреннего перемещения ценностей (между работниками и структурными подразделениями). А упомянутая здесь «альтернатива» применима исключительно при реализации ТМЦ сторонним приобретателям.
Мы рассмотрели, что такое расходная накладная и для чего она нужна. Главный вывод заключается в том, что документ крайне удобен для использования в различных ситуациях, чем подтверждает свою универсальность. Разрешается применять для формирования документации стандартизированные формуляры или придумывать собственные. Но они должны соответствовать правилам делового документооборота и в целях защиты интересов обеих сторон обязательно содержать некоторые информационные разделы.
Накладная является первичным документом, который составляется в 2-х экземплярах и служит доказательством передачи и основанием для списания (принятия на учет) товара. Накладная должна содержать подпись и печать продавца и покупателя. Она составляется в двух экземплярах, один из них остается у поставщика, второй — у получателя. Госкомстатом утверждена унифицированная форма товарной накладной (форма № ТОРГ-12), но организация может применять свою форму.
Накладная должна содержать следующие реквизиты: наименование, номер и дату документа, наименование организации-поставщика; наименование товара, его количество и стоимость; должности ответственных лиц, их подписи и печати. Если бланк накладной не соответствует форме Торг-12, она также может быть принята к учету организацией-покупателем.
При участии в торговых операциях сторонней транспортной компании эксперты рекомендуют отказаться от формы Торг-12 и использовать другой документ — товарно-транспортную накладную (ТТН).
Чем отличается счёт-фактура от товарной накладной?
Отличие счета-фактуры от товарной накладной заключается в следующем:
| Критерии | Товарная накладная | Счет-фактура |
| Объект учёта | Товарно-материальные ценности | НДС |
| Срок оформления и передачи документа покупателю | В момент отгрузки | В течение 5 дней после отгрузки |
Информация, содержащаяся в данных документах, по своей сути дублируется.
Порядок заполнения документа
Единой формы РН не имеет, но при этом её заполнение регулируются общими правилами для заполнения документов первичного учёта, фиксирующих хозяйственные операции.
Она должна заполняться только материально ответственным работником организации, реализующей ТМЦ, в двух экземплярах, один из которых остаётся у продавца, второй передаётся материально ответственному лицу покупателя, действующему на основании доверенности.
Условно РН делится на три части:
- Вводная, в которой указываются:
- наименование организации;
- юридический адрес и телефон;
- счет в учреждении банка;
- индивидуальный налоговый номер;
- номер и дата договора;
- наименование склада, его адрес;
- номер и дата выписки.
- Основная: перечень (номенклатура) отпускаемых ТМЦ с указанием их идентифицирующих признаков – наименования, вида, марки, фракции, количества, цены, стоимости по каждой позиции.
- Итоговая:
- общая сумма переданного ТМЦ;
- данные о материально ответственных работниках с указанием их должности, фамилии, имени, отчества, даты отгрузки (передачи);
- данные о сотруднике, принимающей организации – должность, ф. и. о., номер и дата доверенности;
- личные подписи и печати.
-
За основу расходной накладной берут унифицированные формы ТОРГ-13 или ТОРГ-14. ТОРГ-13 – накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары. ТОРГ-14 – расходно-приходная накладная.
С 1 января 2013 г. отменено обязательное ведение всех первичных учетных регистров в организациях.
Поступление, перемещение и отпуск ТМЦ оформляются в количественном и стоимостном выражении. Порядок оформления определяется и устанавливается субъектом предпринимательства самостоятельно в составе применяемой системы учетной документации для регистрации хозяйственных операций.
В случае использования не унифицированной формы, бланк РН обязательно должен быть утвержден приказом руководителя организации об учётной политике.
Учётной политикой для целей налогообложения являются закрепляемые в приказе руководителя обязательные для организации правила, в соответствии с которыми налогоплательщики обобщают информацию о подлежащих налогообложению операциях в течение налогового периода для определения налоговой базы по конкретному налогу.
Расходная накладная заверяется подписями и печатями обоих участников сделки. Без подписей уполномоченных лиц и печатей РН является недействительной.
При оформлении накладных необходимо учитывать, что подпись уполномоченного лица удостоверяться печатью и не проставляться с помощью факсимиле. Заполнению подлежат все реквизиты накладной, идентифицирующие переданный товар, его количество и стоимость.
В случае использования дефектной РН стоимость ТМЦ по ней будет исключена из состава валовых расходов при проверке налогового органа, что приведёт к начислению дополнительных обязательств по уплате налогов и применению штрафных санкций.
Если вы интересуетесь другими видами накладных, то предлагаем прочитать о ТТН, требовании-накладной, УПД, приходной, транспортной, возвратной, на отпуск товара и материалов на сторону.
В основном используется оптовыми торговыми компаниями, когда нужно отразить факт перемещения:
- товаров;
- сырья;
- готовых продуктов;
- оборудования и механизмов.
Под перемещением в большинстве случаев понимается отпуск имущества со склада в связи с покупкой – т.е. передача покупателю. Основное назначение в том, что именно в нем отражается информация о:
- количестве отпущенных ценностей;
- дате перемещения;
- общей сумме продукции;
- ответственных лицах, которые организовали операцию.
Таким образом, с помощью неё администрация предприятия:
- отслеживает все материальные потоки;
- может точно установить ответственного за перемещение при необходимости;
- может проанализировать и составить схему передвижения продукции для коррекции логистических потоков на складе (это особенно актуально для крупных компаний).
Для чего нужна товарная накладная ТОРГ-12
Документ предназначен для двух сторон: продавца и покупателя. Первый фиксирует выбытие товарно-материальных ценностей со склада, второй приемку. На основании ТОРГ-12 сторона, отпускающая ТМЦ, производит списание продукции. Накладная заполняется бухгалтером продавца или лицом, его заменяющим.
Покупатель отражает приему ТМЦ на склад на основании товарной накладной ТОРГ-12. Еще одно важное назначение документа — он входит в перечень отчетностей, проверяемых государственными органами. Часто контролеров интересует не только сам документ, но и приложения к нему: паспорта и сертификаты продукции, справки и так далее.
В стандартном случае ТОРГ-12 подтверждает поставку товара от оптовика (поставщики товара) к розничному продавцу — магазину или предприятию сферы услуг. Но есть и другие случаи: отпуск ТМЦ физлицу, перемещение между юрлицами и так далее.
В российском законодательстве торговая деятельность, касающаяся приобретения и продажи товаров для использования их в предпринимательской деятельности, определяется как оптовая торговля.
Таковая базируется на переходе прав собственности на товарные ценности от продавца к покупателю, что рассматривается как реализация товара с точки зрения налогообложения.
Указания по употреблению этих форм определяют, что для учитывания торговых операций, при каких выполняется передача прав собственности на товар, используется товарная накладная по .
На основании таковой продавец списывает товар, а покупатель – принимает его к учету. То есть форма является одновременно и расходной, и приходной накладной.
Но организация вправе использовать и самостоятельно созданную форму расходной накладной при присутствии в оной обязательных реквизитов.
Для чего используют бланк расходной накладной
Любое перемещение продукции, товаров и материалов должно быть зафиксировано в специальной сопроводительной документации. Одним из таких документов является расходная накладная. Она подтверждает отпуск товара, а также служит основанием для проведения различных бухгалтерских операций (в первую очередь, списания товарно-материальных ценностей со склада).
Таким образом, приоритетное значение документа заключается в учете движения продукции внутри самой организации.
Расходная накладная может использоваться также при возврате товара поставщику, например, в тех случаях, когда в ходе реализации или уже после покупки в изделии был обнаружен дефект, поломка или брак, а также тогда, когда выяснилось, что продукция поставлена не в нужной комплектации или имеет низкое качество.
Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя – приходные.
Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц. Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам. Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.
Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.
Унифицированный образец бланка расходной накладной
Подходящие формы ТОРГ-12 и ТОРГ-14 содержат все нужные реквизиты. Но предприятия наделяются правом сокращать или дополнять унифицированный формуляр по своему желанию. Тогда образчик подлежит утверждению руководством и можно применить его в качестве официальной первичной документации.
Проследите, чтобы здесь имелось:
Преимущества использования ТОРГ-12 многочисленны. Формуляр привычен и понятен, отвечает требованиям нормативных актов. Четко отображает факт получения или отгрузки ТМЦ за денежное вознаграждение. Служит обоснованием принятия НДС и подтверждает истечение гарантийного срока.
ТОРГ-14 также помогает отпускать товар материально ответственным персоналом. По окончании рабочей смены реализатор сдает текущую выручку в кассу. Сюда включаются сведения о ее размере и об остатках нереализованных товарных единиц.
Оборот ТМЦ в процессе их передвижения и реализации заверяется документально. Именно для этого используется такой товаросопроводительный документ (наряду с прочими). Для продавца он отражает расходные операции, а для покупателя – приходные.
Эта документация то, что продукция была отпущена, а также он является обоснованием для ведения учетных действий: списание излишков со складов, учет проданных единиц. Главное назначение — учет передвижений ТМЦ в пределах хозяйственного субъекта (между цехами и отделами), а также при продажах контрагентам. Корректно оформленные РН подтверждают конкретику по валовым расходам при расчете налогов.
Такая бумага выступает обоснованием для осуществления транзакций по договору сотрудничества. Но не отражает проведенную оплату, поскольку не содержит сведения о внесении денег в кассу или их переводе на счёт поставщика. Интересно в связи с этим, чем отличается расходная накладная от товарной.
Форма М-15 подписывается лицом, разрешившим отпуск материальных ценностей (например, директор, главный инженер, заместитель по производству или руководитель структурного подразделения). Кроме того, накладную должен подписать главный бухгалтер организации и материально-ответственное лицо.
Накладную по форме 0504205 по ОКУД заверяет ответственный исполнитель — это, как правило, бухгалтер материального стола, оформивший документ. При отпуске материальных ценностей накладную визирует материально-ответственное лицо, отгружающее материалы.
Подписи руководителя и главного бухгалтера здесь не предусмотрены, т.к. отпуск материальных ценностей на сторону производится на основании заключенного между двумя организациями договора и доверенности на получение ТМЦ.
С принимающей стороны накладную визирует либо кладовщик, принимающий материалы на свой склад, либо начальник производственного цеха, который передаст полученные материалы в производство.
Все подписи должны в обязательном порядке содержать наименование должности лица, подписывающего документ, и расшифровку его подписи. Без хотя бы одной подписи этот документ недействителен и не может приниматься к учету.
Как факт перемещения запасов фиксируется в документах учета?
Накладная на отпуск материалов фиксируется в журнале учета складских документов у отпускающей и принимающей сторон. По окончанию отчетного периода (неделя, декада, месяц) материально-ответственное лицо передает по реестру в бухгалтерию первичные документы.
Бухгалтер на основании той хозяйственной операции, которая была оформлена накладной на отпуск материалов на сторону, делает проводки и отражает ее в бухгалтерском учете.
Если была оформлена передача на ответственное хранение, то принимающая организация отражает их на забалансовом счете 002 «Материалы, принятые на ответственное хранение».
Организация-отправитель не списывает со своего баланса ТМЦ, и отражает их движение только на субсчетах аналитического учета счета 10 «Материалы».
Аналогично будет отражать материальные ценности отправитель и при передаче давальческого сырья, а вот организация, осуществляющая переработку, фиксирует их на забалансовом счете 003 «Материалы, принятые в переработку».
При передаче материальных ценностей между территориально удаленными структурными подразделениями одной организации, бухгалтерские проводки будут зависеть от назначения перемещения.
- Если это перемещение между складами, то проводки будут только между различными субсчетами счета 10 «Материалы».
- При передаче материалов в производство, они списываются с кредита счета 10 в дебет счета 20 «Основное производство».
Товарная накладная ТОРГ-12
Если товарная накладная оформляется по общепринятой форме ТОРГ-12.
ТОРГ-12 утверждена Постановлением Госкомстата России № 132 от 25.12.1998 г. и найти ее можно в Альбоме унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций. Оформляется она при отпуске ТМЦ на сторону, причем делать это можно как в бумажном, так и в электронном формате (здесь опять же понадобиться электронная подпись).
Документ заполняется также в двух экземплярах – по бумажке на каждую из сторон сделки. Подписывается ТОРГ-12 руководителем компании, главбухом или уполномоченным лицом (на него должна быть оформлена доверенность).
Теперь немного о правилах заполнения. Отметим следующее:
- ТОРГ-12 следует заполнять или в момент отгрузки, или уже по ее окончанию (налоговая требует, чтобы сроки отгрузки в накладной соответствовали реальным);
- Если вы выставляете на покупателя счет-фактуру (актуально для тех, кто платит НДС), то учтите, что сведения о грузоотправителе и перечне отпускаемых позиций в этих двух документах должны быть идентичны;
- В графах «Организация-грузоотправитель», «Грузополучатель», «Поставщик», «Плательщик» указываются название и реквизиты сторон;
- В графе «Основание» прописываются реквизиты документа, на основании которого совершается отгрузка (обычно это либо подписанный ранее договор поставки, либо счет);
- Табличная часть заполняется информацией об отгружаемых ценностях (наименование, код (если есть), ед. измерения, количество, вид упаковки, масса, цена, сумма без НДС, сам НДС, сумма с НДС). В нижней строки подсчитываются итоги.
- Если вы не являетесь плательщиком НДС, то в графе «НДС, ставка, %» указываете «Без НДС», а в графе «НДС, сумма, руб.» ставите нули.
- В форме проставляются подписи всех уполномоченных лиц, проставляются печати сторон.
- Если к накладной есть какая-то дополнительная документация (например, паспорта на товар), то она считаются приложением: в накладной надо прописать число ее листов.
На практике часто за товарами приезжает водитель покупателя и забирает его на основании доверенности. Тогда в графе «Груз принял» указываются данные водителя, а выше прописываются реквизиты доверенности, в графе «Груз получил» расписывается уже кладовщик покупателя, после получения товара на складе.